Робота експертної комісії. Створення експертної комісії організації
Зберігання документів організації незмінно викликає безліч питань, відповісти на які секретар, відповідальний за архів, не в змозі. На допомогу приходить так звана експертна комісія організації.
Зберігання документів організації незмінно викликає безліч питань, відповісти на які секретар, відповідальний за архів, не в змозі. На допомогу приходить так звана експертна комісія організації.
За суворою назвою ховається лише група компетентних працівників, які допоможуть діловодам встановити термін зберігання справ. Мета роботи експертної комісії дуже проста: не зберігати непотрібні документи та випадково не позбутися потрібних. Питання створення та роботи експертної комісії організації докладно висвітлені у Основних правилах роботи архівів організацій (схвал. рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002).
Завдання та робота експертної комісії
Насправді створення експертної комісії слід відразу за створенням архіву організації. Це виходить само собою. Почавши обробляти документи для зберігання, секретар чи діловод неминуче зіткнеться з питаннями, на які не зможе відповісти самостійно. Найпоширеніший із них – скільки років зберігати документи, які відсутні у Переліку типових управлінських архівних документів, і чи потрібно їх зберігати взагалі? Навряд чи секретар візьме на себе відповідальність ухвалити подібне рішення самостійно. Другий випадок, коли необхідно закликати на допомогу експертів у вузьких питаннях діловодства – затвердження номенклатури справ на черговий рік. Ймовірно, до неї входять справи, які компанія хотіла б зберігати довше, ніж заявлені у Переліку 3 або 5 років.
Таким чином, згідно з Основними правилами роботи архівів організацій, основним завданням експертної комісії є експертиза цінності документів (ЕЦ), тобто вивчення документів на підставі критеріїв їхньої цінності з метою визначення термінів зберігання документів та відбору їх на постійне зберігання. Експертиза цінності проводиться:
- при складанні номенклатури справ та формуванні справ;
- під час підготовки документів до архівного зберігання;
- при виділенні документів для знищення;
- при підготовці документів до передачі на зберігання до архіву організації з подальшою передачею на державне зберігання (у разі ліквідації організації).
Для того щоб допомогти діловодам у всіх цих окремих випадках, і створюється експертна комісія організації (ЕК). До неї входять працівники, компетентні у питаннях роботи з документами, які можна перевірити державними органами.
Насамперед, це кадрове діловодство та бухгалтерія, у другу – документи, що стосуються основної діяльності організації.
Така робота проводиться в організації постійно. Вона полягає у розгляді документів для встановлення термінів їх зберігання. Грамотна експертиза цінності документів проводиться у кілька етапів та відповідно до нормативно-методичних вимог:
|
Мій коментар |
|
|---|---|
|
На цю тему є окрема стаття |
|
|
Підготовка справ до відправлення на державне зберігання |
Коли організація - це джерело комплектування державного чи муніципального архіву (тобто. документи цієї організації передадуть туди постійне зберігання). Зазвичай працівники архівних організацій співпрацюють із такими установами. Якщо вам не доводилося чути про джерела комплектування, то, напевно, ви не маєте до них жодного відношення. |
Людині, яка необізнана в архівній справі, все вищевикладене здасться досить складним завданням. Насправді ж із поставленим завданням не так складно впоратися, як здається. Отже, все по порядку.
При цьому відбувається використання номенклатури справ фірми за відповідний рік, типових та відомчих (якщо такі існують) переліків документів із обов'язковим зазначенням їх термінів зберігання, а також інші нормативні документи, що належать до архівної справи.
Насправді це означає таке. Наприклад, в архіві фірми відбувається обробка документів, які перебували на постійному зберіганні, за особовим складом за 2013 рік. Після перегляду номенклатури справ, намічаються справи, що цікавлять, визначається їх місцезнаходження в тому чи іншому структурному підрозділі. Потім відбувається збір із даних відділів та намічених справ постійного зберігання за особовим складом за 2013 рік. Після відбору у порядку справи передаються до архіву. Фахівець в архіві проводить науково-технічну обробку даних справ, що відбувається відповідно до нормативних вимог формування та оформлення справ. Документи, що залишилися, за 2013 рік залишаються на полицях до закінчення термінів зберігання або до втрати практичного значення. Паралельно в структурних підрозділах відбираються для знищення справи з термінами зберігання.
При відборі документів можливе переформування справи. Таке необхідно, наприклад, внаслідок неправильного формування справ поточного діловодства. Це може бути приміщення документів з різними термінами зберігання (постійних і тимчасових). Крім цього, зі справ постійного зберігання необхідно вилучити чернетки, дублетні копії, неоформлені, а також документи, які мають позначку «ЕПК». Їх також могли помилково зарахувати до категорії справ постійного терміну зберігання. Наприклад, у переліку вказано термін «3 роки ЕПК». Частково документи такої справи можуть мати постійний термін зберігання як такі, що мають науково-історичне значення, інші повинні зберігатися протягом 3-х років.
Варто звернути увагу, що організації, які не передають свою документацію до державних чи муніципальних архівів, можуть замінювати «постійний» термін зберігання на «10 років» відповідно до типового переліку. Може бути обраний більший термін. У тому числі такий варіант як «до ліквідації організації». Тобто такі організації не повинні мати документи постійного зберігання.
У такому разі дозволено часткове оформлення справ. Не проводиться пересистематизація та нумерація листів, відносини не підшиваються у тверду обкладинку. Також необов'язковий лист-засвідчувач. Таким чином, дозволяється зберігати документи в папках, в які розміщені документи поточного діловодства, а також не робити додаткових дій щодо оформлення справ. Але такі послаблення не відносяться до обробки справ із особового складу. Зазвичай термін їх зберігання становить 75 років і обробляються вони в установленому порядку.
Відповідно до існуючих вимог, відбір справ необхідно проводити виключно з полистим переглядом. На практиці ця вимога може і не дотримуватися. Це дуже трудомістко та й не завжди виправдано. Особливо якщо документи відібрані для знищення, і вони не мають жодного практичного значення. Справи, які необхідно підшити в тверду обкладинку для постійного або довготривалого зберігання, відбирають з полистим переглядом.
Результати експертизи цінності документів оформляються зі складанням архівних описів справ та .
Створення експертної комісії організації документально оформляється виданням наказу щодо основної діяльності. У наказі зазначається причина створення комісії, організація її роботи, склад, голова, секретар. (Додаток № 4)
Наказ має такий формуляр:
¾ вид документа (наказ);
¾ місце видання;
¾ реєстраційний індекс;
¾ заголовок до тексту;
¾ підпис.
Експертна комісія створюється з числа найбільш кваліфікованих працівників, які мають великий досвід роботи, добре знають галузь, а також завідувача канцелярії, завідувача відомчого архіву та керівника бухгалтерії. У невеликих установах. Фірмах до складу експертної комісії входять секретар та бухгалтер. Зазвичай експертна комісія складається з непарної кількості членів: трьох – п'яти осіб.
Голова експертної комісії – один із керівних працівників організації, який займається питаннями діловодства та архіву, тобто один із заступників керівника. Секретар, зазвичай, - співробітник діловодної служби чи архіву.
Рішення експертної комісії приймаються колегіально більшістю голосів на засіданнях, що проводяться відповідно до затвердженого плану роботи ЕК.
Засідання експертної комісії проводяться за необхідності (але не рідше двох разів на рік) та оформлюються протоколами. (Додаток № 5)
У формуляр протоколу входять:
2. зазначення виду документа (протокол);
3. дата засідання;
4. номер засідання;
5. місце засідання;
6. заголовок;
8. підписи.
До складу ЦЕК обов'язково входить представник державного архіву (архівного органу), який курирує цю організацію.
Опис справ структурного підрозділу – обліковий документ, куди входять відомості про справи, сформованих підрозділі і підлягають передачі архівне зберігання.
Опис справ структурного підрозділу включає такі елементи опису справи:
¾ порядковий номер справи (томи, частини);
¾ індекс справи (томи, частини);
¾ заголовок справи (томи, частини), що повністю відповідає заголовку на обкладинці справи;
¾ дати справи (томи, частини);
¾ термін зберігання справи.
Наприкінці опису складається підсумковий запис, де вказується (цифрами та прописом) кількість справ, перший та останній номери справ за описом, а також фіксуються особливості нумерації справ у описі: наявність літерних та пропущених номерів. (Додаток № 6)
Опис справ структурного підрозділу підписує укладач, потім він узгоджується з керівником служби ДНЗ та затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності у підрозділі ЕК опис має бути погоджений із ним.
ВИСНОВОК
Таким чином, у результаті діяльності організацій, підприємств та установ створюються документи, що мають різне наукове та практичне значення. Значна частина документів містить інформацію разового характеру. Після використання цієї інформації в оперативних цілях такі документи втрачають своє значення. Подальше їх зберігання не є доцільним. Інші документи зберігають своє значення протягом кількох років. Але є документи, що містять цінну для наукових та практичних цілей інформацію. Такі документи мають зберігатися постійно.
Тому необхідна чітка система визначення цінності інформації та на цій основі прийняття рішень щодо встановлення термінів її зберігання. Після цього інформація може бути знищена або визначена на тимчасове (до 10 років) або постійне (понад 10 років) зберігання залежно від необхідності її практичного використання. Власне у цьому полягає завдання експертизи цінності документів.
Експертиза цінності документів відіграє важливу роль для діяльності будь-якої організації. Оскільки вивчає склад і змістом документів організації виходячи з критеріїв цінності документів з метою визначення термінів їх зберігання та відбору документів з їхньої подальше зберігання.
p align="justify"> Робота з підготовки документів до подальшого зберігання та використання, відбору документів на постійне зберігання є завершальним етапом процесу діловодства і включає: експертизу наукової та практичної цінності документів, оформлення справ, опису справ, забезпечення збереження документів, передачу справ у відомчих архів.
Експертиза цінності документів є інструментом, який визначає як термін, і засоби зберігання документів. Якщо документи потребують тривалого зберігання, то використовують засоби для довгострокового зберігання документів, а за невеликого терміну доцільно застосовувати засоби оперативного зберігання документів.
У цій курсової роботирозкрито тему «Експертиза цінності документів». Усі поставлені завдання виконані: розглянуто критерії та принципи експертизи, система експертних органів, порядок проведення та оформлення експертизи цінності документів.
