Cum se arhivează corect documentația cărții? Salvarea, integrarea în arhive și stoc de documente contabile în organizații
Fie în dreapta, pentru o funcționare cu succes, va trebui să vă organizați organizația. Tse bezposeredno stuєtsya biroul de contabilitate. Contabilitatea din dreapta lui Vіdriznyyuyu este plierea acelui nemodest din punct de vedere structural, Izzannya Vikonnya Vikonnnya Prikonniy Vikkótnnya, Nechіdnіsti, Harmonica Povoudnannya pentru Ze.Dnosti Systems, Funky Funki Systems, Nechidnіstyi Vikhodniy.
Vіdpovіdno la structura Planului Rakhunkіv, particularitățile activității de afaceri de ultimă generație, depozit și contabilitate zmіstu oblіkovih robіt este subdivizată în vіddіli, sectoare, grupuri de control oblic. Cu cea mai răspândită distribuție în marile organizații cu un sistem centralizat, apariția rezervelor virobnicheskih, principalele venituri și active necorporale și costul salariu(rozrakhunkovy), producția (sectorul), s-a uitat la aspectul produselor finite și її implementare, operațiuni financiare și rozarokhunkiv, apariția investițiilor de capital, activități neindustriale și int.
Nu există reguli uniforme pentru numirea unui depozit kіlkіsny de pracіvnіkіv în dermоzіl în contabilitate și rozpodіl obov'yazkіv între ele.
Numărul total de personal contabil depinde de intensitatea muncii oblіkovih sau a priori și este, de asemenea, stabilit în ramuri, sectoare și grupuri oblіkovih.
Obov'yazki mizh contabili seredinі pіdrozdіlіv rozpodіlyayutsya z orientatsiєyu pe ob'єkt obіk chi mіsce zdіysnennya gospodarskih operațiuni. Deci, la departamentul de materiale pentru contabilul de piele, închid depozitele sau văd valorile materiale, la partea rozakhunkovy și la sectorul de producție - ateliere, la grupul financiar - vezi operațiunile.
Este și mai important atunci când rozpodіlі obov'yazkіv seredinі zakonії vrahuvat psihologichnі osobennostі caracter chi іnshoy pratsіvnik. Deci, un contabil non-comunicativ poate fi un fahivtsy minunat în sectorul general sau sub forma principalelor active și active necorporale, dar în partea rozrahunkovy a celui nou, pot exista probleme serioase în relația cu personalul. .
Pentru mai multe informatii tipuri diferite oblіkovih robіt în єdine tsіle, zabezpechennya rіvnomіrnostі їh vikonannya protyagom zvіtnogo perіodu skladaєtsya spetsіalny grafіk trebuie să pіdrozdіlіv buhgalterії bani Asta okremih її pratsіvnikіv vkazuєtsya oră înregistrată Pervin dokumentіv, mashinogram, іnshih oblіkovih regіstrіv și takozh forme zovnіshnoї care vnutrіshnoї zvіtnostі.
Pentru o muncă clară și operațională a serviciului de contabilitate în mintea interrelațiilor de colaborare cu noi de către părți și a aspectelor de funcționare a organizației, importanța reglementării interne și a activității este importantă. Pentru cine se recomandă confirmarea faptului că funcționarul întreprinderii are Reglementările contabile. Noul rol și loc al serviciului de contabilitate în structura organizatorică a aparatului de conducere, subordonare, principalele sarcini și funcții de contabilitate, drept, limbaj obligatoriu și intern. structura organizationala, indicatori de evaluare a robotului și formă de stimulare
Pentru șefii importanți ai organizației contabilității, grija minții prietenoase a activității normale a personalului oblіkovogo. Munca practicienilor în contabilitate este compusă dintr-un complex de operații creative, logice și tehnice suplimentare. Principalul rang este activitatea intelectuală, deoarece necesită vigilență, respect, punctualitate și curățenie. Spălați roboții pentru a investi în productivitatea muncii, cum ar fi contabilii lor obov'yazkiv, rіven stomlyuvannosti, satisfacția cu munca.
Pentru contabilitate, este necesar să amplasați un stand la direcția de afaceri, situată în apropierea fabricii principale. Toate її pіdzdіl zvіch roztashovuyutsya într-un singur loc lângă marele priіmіschennyah pe suprafețele inferioare sau în camere okrmih pentru 2-3 persoane. Spivrobitniks sunt postați în birourile următoare, primesc în mod constant ajutor: contabilul șef, șeful rozrakhankovo vіddilu, casierul. Cele mai potrivite pentru roboți sunt pietrele tăiate drept, a căror lungime depășește lățimea de cel mult două ori. Norma suprafeței unui practician în spațiile administrative și de birouri este mai mică de 3-5 metri pătrați.
Locul de contabilitate este responsabil pentru roztashovuvatsya acolo, pentru a aduce lumină naturală, conținut normal de apă și temperatura, nu afectează zgomotul vibrațional. Iluminarea normală este de 300 de lux. În calitate de practicant de peste 50 de ani, această normă poate fi ridicată. Iluminarea mai mică decât norma cu 20-30% este considerată inacceptabilă. Temperatura cea mai favorabilă pentru gazdă este 18-20 ° C, conținutul de apă 60-70%. Zgomotul rupt nu este de vină pentru depășirea de 45-50 dB.
Schimbarea ergonomiei principale, care va asigura mintea normală a lucrătorilor practicieni, este indicată în Tabel. cinci
Tabelul 5
Schimbări în principiile de bază ale modului de organizare a postului de lucru al unui contabil
|
Wimogi |
Kіlkіsnі Caracteristici |
Notă |
|
1. Zona necesară a practicianului de piele |
||
|
2. Zona obiectivului biroului. contabil |
Nu mai puțin de 8 m2 |
|
|
3. Microclimat: |
||
|
Verificați temperatura |
Perioada rece și de tranziție |
|
|
scoate la iveală. conținutul de umiditate |
||
|
shvidkіst ruhu povіtrya |
||
|
4. Iluminarea amplasamentului |
Lampă luminiscentă strălucitoare combinată în zona de lucru 300 lx |
Poednannya zagalnogo și iluminat mistic |
|
5. Reduce zgomotul |
||
|
6. Design de culoare și accesorii |
||
|
Verde, verde-negru, pal-negru, galben-verde, bej deschis, galben deschis |
||
|
Negru verde, galben, portocaliu |
||
|
mobila si echipament |
Culori galben deschis |
|
|
7. Cresterea camerei |
Pe pereți sunt acelea |
Contabilul își petrece cea mai mare parte a orelor de lucru la masă, care se recomandă să fie așezată perpendicular pe fereastră, sau astfel încât lumina să cadă din partea stângă. Reconcilierea contabililor de la kimnatі bazhano vіdpovіdno cu ruta documentației și registrelor. Mesele de practicanți, legați de un robot, pun în continuare lucrurile în ordine. Mergeți între mese pentru a face fundul nu mai puțin de 55 cm.
Partea de depozit organizare internă Referință contabilă є ordinea zilei lucrătoare de contabilitate. Se recomandă să petreceți în cealaltă jumătate a zilei de lucru fără intermediar la recepția contabilului și să munciți din greu pauză la robotul timp de 10-15, una în prima jumătate a zilei și două la cealaltă. Voi face o pauză în fiecare zi pentru a face o pauză activă (mers pe un nou început, gimnastică). Ora de obidu pracіvniki în contabilitate nu este vinovat de spіvpadati z obіdnya întreruperea robіtnikіv.
Depozit parte a departamentului de contabilitate al organizării arhivei contabile.
În conformitate cu Legea „Cu privire la formularul de contabilitate”, toate organizațiile gușii ar trebui să aibă grijă de documentele primare, registrul de formular contabil soliditatea financiară linii protyag, care sunt stabilite în conformitate cu regulile de organizare a legii arhivistice de stat, dar nu mai puțin de cinci ani. Cod subsidiar Federația Rusă stabilește economiile de date contabile și alte documente, calculul necesar și plata impozitelor, termenul de cinci ani. Documentele care confirmă surplusul, care sunt transferate în viitor, este necesar să se ia pe termen lung, docurile de acceptare a schimbării subvenției adaosului din suma pieptului luat anterior. Documentele sub formă de personal, inclusiv conturile speciale ale lucrătorilor din remunerația salarială, pot fi păstrate pentru un total de 75 de ani. Liniile de salvare a oricărui document sunt calculate din prima zi a anului, care este după data proiectării acestuia.
Documentele contabile completate pot fi salvate atât din organizație în sine, cât și din instituții speciale - arhive suverane și private. Cateringul alege locul de salvare a afacerii. Procedura de colectare a documentelor contabile de la organizație este stabilită de contabilul șef.
Apelați documentația primară, registrele publice, evidența contabilă și bilanțurile primii 2-3 ani se îngrijesc fără intermediar din contabilitate, de la un birou special sau dulapuri, care sunt închise, potrivit contabilului principal. Apoi duhoarea este transferată în arhivele întreprinderilor atât din arhivele suverane, cât și din cele private.
Ordinea de sistematizare a documentelor primare de colectare este determinată de contabil, care poate fi în dreapta cu acestea. Pentru documentele legate de operațiunile rozrahunkovym, unii contabili completează configurarea la adresa de primire a contului cu contracte, alții - cu documente de plată, al treilea - pliază contul în folderele okremі la registrele rozrіzі oblіkovih. Cele mai multe dintre primele documente ale lunii curente, care se află înaintea primului registru oblіkovy, sunt completate în ordine cronologică. Mandatele de numerar, apelurile în avans, extrasele bancare cu documentele primare care se află în fața lor, urmează să fie selectate în ordine cronologică și întrețesut. Okremі vezi că primele documente (rochie pentru muncă, rapoarte de schimbare, foi de traseu) pot fi păstrate nelegate, sau arhivate în mape, astfel încât să se poată pierde sau să poată fi utilizate abuziv.
Pentru anumite tipuri de documentație primară, prevederile de reglementare pentru contabilitate și impozitare transferă o ordine specială de sistematizare a economiilor. Deci, facturile rahunka, otrimani vіd postachalnikіv și alte copii ale rakhunkіv, date prin acceptarea cumpărăturilor, ar trebui luate din foldere speciale în reviste sub formă de vânzare și cumpărături. Este necesar să îndepărtați formularele și documentele de siguranță din seifuri, dulapuri metalice sau spații speciale, care vă permit să le asigurați în siguranță.
Procedura de colectare a documentelor primare și secundare pe suporturi care pot fi citite de mașină este determinată de dispozițiile și ceremoniile de reglementare relevante care reglementează conduita contabilității în mintea automatizării prelucrării informațiilor economice.
De altfel, s-a luat decizia de salvare a documentației contabile de la instituțiile de arhivare de stat sau private, iar acordul privind angajarea serviciilor este inclus în acesta. În contractele tip din subdiviziunile teritoriale, Rosarkhiv-ului i se transferă nevoia de reverificare periodică și va fi arhivată la începutul anului pentru reducerea documentelor după încetarea termenului de economisire. Pentru instalațiile de arhivă privată este necesară o licență pentru prestarea acestui tip de activitate. Sună duhoarea nu numai că salvează, ci și reduce documentele cu o linie de siguranță, care a trecut. În cazul lichidării dobândirii fără contravenient, toate documentele care sunt plasate într-un depozit special (cărți de imagine, documente speciale etc.), acea documentație, pentru care termenul de garanție nu s-a încheiat încă, trebuie depuse la teritorial. divizia Arhivelor Federale. Sunt transferate și documentele de instalare ale organizației lichidate.
Raspunderea pentru pastrarea documentelor primare, registrelor publice, evidentelor contabile si bilanturilor cu arhive contabile si de afaceri, pentru trecerea lor in mod corespunzator in arhive, stabileste contabilul sef. Nu este permisă afișarea documentelor din arhiva întreprinderii către practicienii altor subdiviziuni structurale. În alte moduri, documentația este văzută doar din ordinul contabilului șef.
Examinarea actelor primare, a registrelor publice, a evidențelor contabile și a bilanțurilor poate fi revizuită de organele de anchetă, de anchetă, de parchet și de instanțele judecătorești pe baza recunoașterii de către acestea a acestor organe în mod normal până la momentul potrivit. legislatie procedurala. Decizia se intocmeste printr-un protocol, a carui copie se preda pentru primirea debarcului intreprinderii. În prezența reprezentanților autorităților, ca urmare a examinării, reprezentanții proprietarilor de teren ai întreprinderii pot lua copii de pe documentele, care se regăsesc, de la stabilirea datei examinării.
Deodată sunt un Sat al Rețelei Documentіv (nu pіdshitі, nenumerotat Uneori), este o cameră de urgență de către predeternist, individul lui Vіdpovіdnі Posvі din Pіdpromnia, Vă prezintă să înregistrați TSI Tomi (Picksy, primevati the leaves, Watch, Typisom ) .
Legislația Chinniy podatkovym a predat suport material pentru salvarea documentației contabile. La diferite ore ale zilei sau dacă există o chitanță de gușă, trebuie să plătiți o amendă pentru astfel de cazuri:
5000 de ruble, deoarece nu există documente contabile care să se încadreze până la o perioadă impozabilă;
15.000 de ruble, inclusiv documentele zilnice pentru o notă de perioade impozabile;
10% din suma impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 15.000 de ruble, deoarece lipsa documentelor a cauzat o subestimare a bazei de impozitare.
În plus, conform Codului administrativ, funcționarul organizației poate fi amendat pentru încălcarea procedurii de colectare a documentelor observabile de la rozmіrі vіd 2000 până la 3000 de ruble.
Nu se impun sancțiuni penale, de parcă s-ar fi adus acceptul, că documentele au fost emise din împrejurări de forță majoră, de exemplu, în urma unui dezastru natural. În toate cazurile, sau distrugerea documentației contabile, omul de afaceri se face vinovat de luarea la cunoștință a ordinului comisiei de precizare a motivelor risipei documentelor. Pentru consum pentru participarea la comisia robotică vor fi solicitați reprezentanți ai organelor de drept și ai pompierilor suverani. Rezultatele lucrărilor comitetului vor fi oficializate printr-un act, aprobat de cheia de boltă a organizației.
Se consideră important motivul apariției sau decesului în cazul documentației contabile, ceea ce va permite penalizări, după cum se va indica în actul în care a fost luat locul, unde se cunoșteau actele care aveau un rol de protecție și antiardere. semnal. Înainte de fapta este vinovat, dar s-a adăugat procesul-verbal de poliție despre prejudiciul pentru fapta furtului de justiție penală, sau procesul-verbal de pompieri despre moartea acelei moșteniri її.
Un act creat printr-un ordin cu privire la întreprinderea unei comisii întocmește o prescurtare, sau o clădire în brucht de documentație cu termenul de aplicabilitate, care este ocolită. Alte documente primare, registre publice, evidențe contabile și bilanţuri sunt trimise la arhivă. Înainte de a fi transferat în arhivele întreprinderii, duhoarea trebuie să fie salvată în contabilitate într-un loc special, sau dulapuri, care sunt reduse, dacă este necesar, upovnovazhenih de către contabilul șef.
Formele cardurilor de credit sunt depozitate in seifuri, dulapuri metalice sau aplicatii speciale care asigura siguranta. Documentele primare ale lunii curente, care se află înaintea primului registru oblіkovogo, sunt completate în ordine cronologică și sunt însoțite de un document din arhiva afacerilor.
Mandatele de numerar, apelurile în avans, extrasele bancare cu documentele primare care se află în fața lor, trebuie să fie transferate în ordine cronologică și legate.
Documentele necesare în scopuri practice într-o linie de până la cinci ani sunt salvate în arhiva contabilă a asociației, întreprinderii și apoi sunt șterse fără permisiunea informațiilor de arhivă. Documentele care pot avea valoare științifică și istorică și valoare practică, care asigură economii permanente, sunt transferate în arhiva statului. Documentele de arhivare sunt stocate în foldere (în dreapta) din subtitrarea din spatele numelor registrelor. În mijlocul folderului, documentele sunt așezate în ordinea succesiunii de înscriere a acestora în același registru.
Termenul de colectare a documentelor primare, registrelor publice, înregistrărilor contabile și bilanțurilor în arhivele întreprinderii este stabilit de Administrația șefă de arhivă a Federației Ruse, dar nu mai puțin de 5 ani. Planul de lucru al contabilității contabile, alte documente de politică contabilă, procedurile de codificare, procesarea software a acestor îndatoriri sunt salvate la nu mai puțin de 5 ani după stânca vedetei, în care s-a câștigat duhoarea pentru recuperarea contabilității contabile.
Salvarea documentelor primare, registrelor publice, evidentelor contabile si bilanturilor, formalizarea si transferarea lor in arhiva este asigurata de contabilul sef al intreprinderii, instala.
DEBIT 26 IMPRUMUTUL 69
2800 de ruble. (10.000 de ruble x 28%) - UST acumulează din partea care plătește bugetului federal;
DEBIT 26 CREDIT 69 subaranjamente „Rosrahunki din fondul de asigurări sociale”
400 de ruble. (10.000 de ruble x 4%) - UST acumulează din partea care plătește fondului de asigurări sociale;
20 de freci. (10.000 de ruble x 0,2%) - UST acumulează din partea care este plătită din fondul federal pentru asigurările sociale obligatorii;
DEBIT 26 CREDIT 69
340 de ruble. (10.000 ruble x 3,4%) - UST acumulează din partea care plătește fondului teritorial de asigurări medicale obligatorii;
DEBIT 69 subconturi „Finanța bugetului federal” CREDIT 69 subconturi „Dependența de la fondul de pensii”
1400 de ruble. (10.000 de ruble x 14%) - contribuțiile la pensie câștigate, care sunt incluse în partea de asigurare.
Declarația fiscală a TOV „Brigantine” poate fi schimbată cu 18560 de ruble. (5000 + 10000 + 2800 + 400 + 20 + 340).
Documentele sunt salvate dintr-o arhivă specializată
Este deosebit de semnificativ faptul că este necesară distribuirea documentelor, deoarece acestea pot avea valoare istorică și sunt transferate la arhivele statului pentru discreție. Și dacă nu creați o astfel de valoare, trebuie să o salvați aici, deoarece organizația nu are facilitățile necesare, așa că dăm documente arhivei private chi suveran. Deci din ce se economisesc primii pentru banii statului, apoi trebuie să plătească pentru alte organizații.
În primul rând, trimiteți documentele pentru colectare la arhivele suverane sau private și stabiliți un contract special conform comenzii. I se sugerează un termen unuia nou, cu ajutorul unor arhive de guși, este necesară salvarea documentelor firmei.
Înfățișarea contabilului este astfel protejată pentru colectarea documentelor din arhivele statului. Dacă sunteți de acord cu stabilirea termenilor pentru colectarea documentelor, atunci taxa de colectare este necesară pentru a fi plătită. Їх cerința de a include în cooperare cu prelungirea termenului de colectare a documentelor.
Operațiunile atribuite buhoblіku sunt reprezentate de următoarele postări:
DEBIT 97 CREDIT 76
Vіdobrazhenno vіrіst slug іzvu іz sberіgannya dokumentіv;
DEBIT 76 CREDIT 51
Plătit pentru serviciile arhivei pentru colectarea documentelor.
Se va include o parte din perioadele viitoare, care se vor vedea până în luna curentă. Cu cine să lupți în ofensivă:
DEBIT 26 CREDIT 97
S-au radiat o parte din tichetele pentru servicii de colectare a documentelor care sunt datorate până în luna în curs.
Pentru a evita o perioadă banală, care poate fi anulată pentru o perioadă lungă de timp, acordul cu arhiva nu necesită un termen anume pentru colectarea documentelor. Este suficient să devii înțelept cu mintea, astfel încât hârtiile să fie salvate „până când vor fi hrănite”.
Această clauză din contract poate fi văzută, de exemplu, astfel: „... Arhivele gușilor trebuie să salveze și să accepte actele de la societatea pe acțiuni, actele puturii nu vor fi solicitate de către organizare. Dacă documentele nu vor fi necesare pentru o perioadă de __ ani, atunci duhoarea va fi redusă...”.
În formă impozabilă, taxele de înregistrare pentru procesarea și colectarea documentelor sunt incluse în depozitul altor impozite și modificarea depunerii veniturilor (subparagraful 18, alineatul 1, articolul 264 din Codul fiscal al Federației Ruse).
Respectați: serviciile care se bazează pe reglementări de arhivă nu sunt supuse MPE (paragraful 6, alineatul 1, articolul 149 din Codul Fiscal al Federației Ruse). La asta s-a schimbat toată suma de bani, s-a restituit toată suma la arhivă.
La începutul anului 2004, BAT „Parus” a depus documente pentru arhivare, adică zgidno z Decretul N 03-33 / ps, datorită economiilor treptat (consolidez evidențele contabile ale firmelor, procesele verbale ale ședinței de dragul a directorilor și a inventarelor înaintea acestora). Acordul cu arhiva spune că documentele vor fi salvate „până la furnizare”. Pentru aceste servicii, compania a plătit arhivei 6.000 de ruble. (PDV nu este supus taxei).
Directorul TVA „Vіtrilo” a emis un ordin, care a fost numit, că eforturile companiei de a colecta documente în arhive pot fi anulate pentru o perioadă lungă de timp (din septembrie până în martie 2004).
Forma contabilă a BAT „Sail” ar trebui să aibă următoarele înregistrări:
în anul 2004
DEBIT 97 CREDIT 76
6000 de ruble. - Vіdobrazheno vіdobrazhenо vіrіst slug і arіvu zі zberіgannya dokumentіv;
DEBIT 76 CREDIT 51
6000 de ruble. - recuperarea arhivelor de banuti pentru serviciile lor;
shomіsyatsya (din septembrie până în martie 2004)
DEBIT 26 CREDIT 97
500 de ruble. (6000 rub.: 12 min.) - O parte din facturi a fost anulată pentru servicii de colectare a documentelor care sunt scadente înainte de luna curentă.
În depozitul altor vitrați, legate de producția și implementarea, în 2004, roci TVA-ului „Sail” a fost anulat de 6000 de ruble.
p align="justify"> Lucrați cu formarea de certificate pentru transferul în arhivele organizației - o legare directă a manualelor subdiviziunilor structurale. І contabilitate în acel număr. Cum să te organizezi și ce este important când îți pasă, Valentina Andreeva, profesor de catedra dreptul muncii Academia Rusă justiție la Curtea Supremă a Federației Ruse și Vishom Curtea de Arbitraj RF. Rezumatul prelegerii a fost întocmit de colegii noștri din revista „Seminarul pentru contabil”.
La noi nu poți lua nici un fel de contabil, pielea celui de-al treilea este puternic recrutată de un robot, altfel e doar o revantare. În astfel de minți, pregătirea documentelor pentru depunerea la arhivele organizației nu este efectuată de o mulțime de contabili sau, în principiu, nu organizează procedura conform regulilor și chiar mai rar.
Voi ghici pentru o clipă că robotul de la modelarea dreptului se transferă în arhivele organizației este un limbaj direct obligatoriu pentru construirea subdiviziunilor structurale. І contabilitate în acel număr.
Tendința deznădăjduită este influențată de faptul că depozitele companiei se află la arhivă ca la un alt rând de lucru, privind ferestrele de pe cealaltă parte. Tse mozhe aduce la moștenirea neprietenoasă a companiei.
Înainte de ceea ce s-a spus, îi puteți adăuga pe cei care, în organizațiile mici, de multe ori pur și simplu nu au personal cu normă întreagă, deoarece acţionează pentru arhivele companiei. Iar funcțiile arhivistului sunt încredințate secretarilor, ofițerului de personal sau contabilului.
Dacă ai chef, ești vinovat, dar fără cunoștință intermediară a ordinii de constituire a arhivei, mă voi raporta la asta la seminar, întrucât documentele trebuie întocmite pentru ca contabilul să transfere drepturile la economii.
Organizarea depozitării arhivelor la firmă
În primul rând, pentru ceea ce ești vinovat, respectă – indiferent de amploarea companiei tale – documentele joase, împrejmuite până jos. De exemplu, contabilitate documentele de personal postiyy și trival (peste 10 ani) termen de economisire. Aceste documente nasampered, scho mіstya іnformatsiyu despre experiența practicanților. În plus, în caz de lichidare, organizația de piele este obligată să-și depună documentele la arhivele suverane sau municipale, numai la declarațiile ipotecii arhivistice municipale. Fără acest act de lichidare a organizației, acesta nu va fi semnat.
Vіdpovіdno to statti 9 la legea „Cu privire la dreptul de arhivă în Federația Rusă” ( lege federala din 22 iulie 2004 Nr. 125-FZ. - Îndreptă-te. ed.), documente ale unei organizații non-statale și ale unei autorități private. Asta înseamnă că nimeni nu ți le poate lua, docurile companiei sunt. Cu toate acestea, după lichidarea organizației, documentele devin autorități municipale chi suverane. Prin urmare, prin articolul 17 din Legea „Cu privire la arhivele dreptului”, statul își rezervă dreptul de a păstra documentele la limita termenelor stabilite.
Lucrarea pentru formarea arhivei începe cu o cireșă, care va fi în organizația dumneavoastră. Totul aici, evident, este să cadă pe scara companiei. Arhivele pot fi etichetate ca subdiviziune structurala, deci puteti apela la biroul secretariatului de la depozit. Este posibil să aveți un posadov și o persoană la biroul obișnuit - șeful arhivei, arhivarul - practicianul, care este responsabil pentru arhive.
După cum spuneam mai sus, firmele mici au o gestionare mai largă a arhivei de lucru cu alte funcții (cu o secretară și un contabil). Cine poate avea o confuzie de așezări pentru evidenta de a planta un arhivar la aspectul obișnuit. Dar i-a fost încredințat robotului dodatkovuy să întrețină arhivele pracivnikov-ului meu, ca în amenajarea obișnuită a cartierelor arhivistului. În ambele cazuri, munca lucrătorului poate fi retrasă, care este semnat spre satisfacția angajatului înainte de încheierea contractului de muncă. În plus, acestor practicieni li se poate percepe o plată suplimentară pentru munca de arhivare.
Întrucât compania dumneavoastră a creat o mulțime de informații structurale (arhive), se recomandă extinderea Regulamentului privind arhivele și instrucțiunile de plantare pentru arhive, acesta va fi pliabil fără astfel de practici.
Este ușor să compun Regulamentul asupra arhivelor, victorios. Care este costul instrucțiuni de plantare, puteți clasifica ca o calificare a așezărilor, certificatorilor și a altor militari, care este aprobată prin decretul Ministerului Practicii al Ucrainei din 21 septembrie 1998. Nr. 37. Materiale normative necesare pentru arhivarea și rescrierea documentelor cu condițiile de salvare, zocrema: Rescrierea arhivelor administrative tipice prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25 septembrie 2010. Nr. 558 este o listă a documentelor tipice de arhivă care sunt stabilite în activitățile științifice și tehnice și generale ale organizațiilor, din condițiile de conservare desemnate. Restul aprobării prin ordinul Ministerului Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse din 31 aprilie 2007. nr. 1182.
Nomenclatorul referințelor pentru organizarea și її subdiviziunile structurale
Acum să ne uităm la ordinea formării documentelor din dreapta. Tsim pitanyam se poate ocupa de specialistul în piele, care lucrează cu documentele. Rețineți că documentele sunt formate în partea dreaptă a melodiilor, astfel încât să poată fi căutate cu ușurință în arhive.
Arhiviștii au creat un document preliminar special, pentru ajutorul căruia documentele de serviciu sunt distribuite în spatele dosarelor (drepturi). Vin se numește nomenclatură de referință. Aceste sistematizări ale titlurilor titlurilor înregistrărilor, ca și practicanții, încep în organizarea cercului negru. Nomenclatorul referințelor se formează înaintea noului soar calendaristic, sunet la piept, astfel încât să fie vizibil, de parcă ar fi bine să se muleze în companie în cercul negru de la zi la piept.
p align="justify"> La modelarea documentelor, sunt desenate diferite semne, pentru care documentele sunt combinate într-un singur folder. De exemplu, un semn nominal (nume, specie): pedepse înainte de pedepse, protocoale înainte de protocoale.
Încă un semn - subiect mâncare pentru lista de servicii. Ale poate fi și zovsіm іnshiy pіdhіd, dacă adăugați diferite documente dintr-o masă. Semnul clasic este curtea din dreapta, lucratorul special din dreapta.
Să trecem la nomenclatorul din dreapta și să ne uităm la raport și să schimbăm ordinea de completare a documentului tabelar. Forma nomenclatorului de referințe este unificată și inclusă înaintea addendumului 7 din „Regulile de bază pentru munca arhivelor în organizații” (mai în spatele textului - Reguli de bază. - Nota ed.). Documentul va fi confirmat prin semnătura organizației. Dacă firma este mare, este necesar să completați coloana „Numele diviziei” pentru a introduce numele diviziei structurale. Întrucât organizația este mică, atunci aici sunt indicate direct sarcinile, de exemplu, „securitatea personalului”, „securitatea financiară”.
Pe spate, este necesar să se numeroteze toate subdiviziunile structurale sau sarcinile directe, „direcție” - 01, „responsabilitate financiară” - 02, ... „serviciu de livrare” - 05, ... „responsabilitate de marketing” - 12 și asa mai departe.acelasi numar de semne in cod. După codul livrării, se pune un semn special și se adaugă numărul de serie al referinței specifice în mijlocul livrării. De exemplu, „kadriv” are codul 05. Toate dosarele, care sunt aprobate acolo, încep de la 05. De exemplu, 25 de referințe diferite - dosare cu nume diferite sunt aprobate, apoi vor fi indexate în această ordine: 05-01, 05-02,. 05-25 - oprire pe dreapta.
Prietenul „Corectează titlul” nu este vinovat că îți pune întrebări. Poți găsi titluri tipice de referințe în documentele Perelika în ceea ce privește economiile, despre care am vorbit la început. Totul este la limită, de exemplu, contabilitatea poate avea următoarele rubrici: „Richny zvіt z osnovno ї dіyalnostі kompanії pentru 2011”, „Pedeapsă pentru alimente administrativ-guvernamentale”, „Litare la banca pentru hrana tipurilor de credite”.
De exemplu, anul calendaristic la a treia coloană a nomenclatorului referințelor „Numărul de economii unice” este necesar să adăugați un număr de referințe.
Unul din dreapta nu poate lua mai mult de 250 de documente de arhivă, ceea ce se poate face împreună cu o căptușeală de până la 4 cm. mare număr documente, yakі stosuyutsya odnієї îngăduință, a avut loc yogo rozpodіl pe Tom.
A patra coloană a nomenclatorului de referințe „Termenul pentru selectarea numărului de articole pentru traducere” este una dintre cele mai importante, cioburi pe baza acestor date sunt efectuate în selectarea documentelor pentru colectarea sau reducerea ulterioară.
Este necesar să păstrați nomenclatorul dreptului pentru o lungă perioadă de timp, astfel încât să adăugați rubricile unităților, dacă nu sunt planificate mai devreme. În caz contrar, s-a indicat la a cincea coloană „Primіtka” că s-a planificat în dreapta că nu a fost pornit dintr-un motiv oarecare.
Ordinea nomenclatorului referințelor se formează pe baza primei soarte a activității organizației, apoi este redirecționată către calendarul Chergovy rіk z urakhuvannya zmіn la depozitul de documente, care au fost luate în rotația înainte.
În organizațiile care includ subdiviziuni structurale, nomenclatura poate fi adăugată la subdiviziunile structurale ale pielii. Її formularul este indicat în anexa 8 din Regulile de bază.
În general, forma nomenclaturii referințelor subdiviziunii structurale este similară cu forma nomenclaturii stea a referințelor organizației, dar ștampila semnăturii documentului este confirmată de un kerivnik. De fapt, nomenclatorul de referințe al subdiviziunii structurale este nomenclatorul oficial de referințe al organizației.
Nomenclatorul organizației de referință o dată la cinci ani în scopul acordării de asistență organizației comisiei de experți (CE) și comisiei de expertiză (EPC) a arhivelor.
Pentru crearea nomenclaturii cufărului, organizarea întregului râu este angajată în formarea de referințe. De exemplu, au pregătit un ordin de la personalul de cadre despre angajarea unui loc de muncă, au recunoscut muncitorul alături de el, acum trebuie trimis comanda în dreapta. Pentru referire la nomenclatură, cunoaștem titlul „Pedeapsă dintr-un depozit special” cu un index special și un termen pentru economisire și întocmim o căptușeală a unui shvidkozshivacha pentru depunerea unui nou mandat. S-a planificat deja, să se stabilească pedeapsă dintr-un depozit special cu termenul de economisire de 75 de ani și 5 ani. Termenul de salvare a documentelor poate fi atribuit articolului 19 din Transferul documentelor administrative tipice de arhivă. În acest caz, conform paragrafului „b” al articolului 19, documentul se păstrează timp de 75 de ani. Prin urmare, ordinul de admitere la un loc de muncă este necesar să urmeze din dreptul ordinului în ceea ce privește economisirea a 75 de ani.
Dacă documentele de un fel sunt prea bogate, atunci pot fi modelate în dreapta pentru un semn nutrițional subiect, așa că este bine să pedepsești pentru „primire”, „exil”, „schimbarea titlului” foarte bine. Întrucât compania este mică, nu este necesar să o faceți în așa fel încât să fie necesară dosarul documentelor din punct de vedere al economiilor.
Intrarea sub-saci la nomenclatorul de referință
Ca loc de tranziție de la afaceri la arhivare, puteți servi ca o continuare a nomenclatorului referințelor, care se numește „Înregistrare sub-bag despre categoria și numărul de referințe, unități din organizație”.
Categoria dreptului este termenul de economisire - care este costul termenului, este mai important pe dreapta. Există trei astfel de categorii de drepturi: economii rapide, de oră (peste 10 ani) și de oră (până la 10 ani inclusiv). Numerele graficelor trebuie completate, de exemplu, până la dată, caz în care se indică nomenclatorul de referință.
Coloana 2 „Înregistrare Pidbag” a indicat numărul de volume formate de referințe. În celelalte două coloane, este necesar să vedeți albastru și albastru de tranziție cu semnul EPC. Bancnote de tranziție - aceste bancnote necritice, deoarece este necesar să se continue cu piatra calendaristică în avans: bancnote individuale, bancnote ale organizațiilor selectate, credit bagatorial dreapta. Notați suma de bani în coloana „Tranziții”.
Ce este corect din semnul EPC? În dreapta, din anumite motive, a fost introdus termenul minim de economisire, după care este necesar să lăudăm decizia privind termenul rezidual de economisire. Aceasta înseamnă că despre continuarea economiilor sau reducerea dreptului, decizia poate fi lăudată de către firma CE pentru vreme cu arhivarea EPC.
Pentru a pregăti documentele înainte de a le transfera în arhive, este necesar să înțelegeți clar ce se salvează și ce se reduce. Prin urmare, ordinea de formare a noilor certificate trebuie depusă periodic până la documentele din anii trecuți. Ce soartă înainte ca arhivele organizației să poată fi predate în 2009?
Este semnificativ faptul că un lucrător poate avea trei documente restul anilor. Acesta este un termen suficient, dacă vezi lucrările, gândește-te că pentru ele este confortabil să exersezi oamenii. Pentru document, trebuie să vă gândiți: întuneric, rece (12-16 °), aplicare uscată.
Examinarea valorii documentelor
Examinarea valorii se realizează prin revizuire filă cu filă a documentului de către membrii comisiei. Comisia este creată o singură dată pentru perioada de activitate a organizației și include reprezentanți ai subdiviziunilor relevante: contabilitate, serviciul de personal, Arhiva. Ocholyuє EK, de regulă, mijlocitor al directorului.
Comisia să țină o ședință și să întocmească protocoale cu decizii, referitoare la confirmarea descrierilor pe documente de o economie banală, post-term și pentru un depozit special și desemnat, pe măsură ce documentele sunt reduse. Nu există o reglementare clară a periodicității ședințelor;
Ajutor pentru râu, este necesar să se uite peste, pentru ca documentele termenului tribal de economisire să nu fie confundate în papalitate cu termenul de economisire de 5 ani.
Când te uiți prin pagini, apar imperfecțiuni, de parcă ai avea nevoie să le mănânci. După reverificare, se ține o ședință a comisiilor, se confirmă inventarele certificatelor, se întocmește un act de reducere a certificatelor din motive specifice la legătura din linia de sbering. Procesul verbal de ședință a CE este în sarcina ștampilei mamei, aprobat de certificatorul organizației, care nu trebuie inclus în comisie, dar mai ales pentru nepăstrarea în ordine a documentelor.
Ne concentrăm pe prelucrarea tehnică a documentelor înainte de arhivarea clădirilor. În primul rând, documentele din dreapta pot fi în ordine cronologică: documentul de sus este primul. Următoarele sunt proceduri simple, dar costisitoare pe oră. În măsline grafit negru, este necesar să numerotați foaia de piele de la numărul 1 la 250 (mental) pe față, chiar în pliul din dreapta sus.
Se respectă grațierea serioasă dacă foaia de numerotare, de exemplu, este numărul 25, apoi imediat 27. Vina este nutriția evidentă: de lista 26? Numărul de omisiuni va fi introdus din nou în foaia-zavіryuvach în rândul „Numerele ratate de foi”. Verificatorii Arkush au același tabel, în care sunt indicate caracteristicile stării fizice, iar modelarea este potrivită, de exemplu, frunze rupte, lipite, mucegăite. Este necesar să indicați un mesaj numărului.
Vă rugăm să consultați descrierea internă
În primul rând, trebuie să pliați descrierea internă a documentelor cu referință. Pentru descrierea internă, vă rugăm să introduceți indexul, titlul corect, numărul de foi, corect, cum se indică acest document. Potim este ușor de cunoscut, de exemplu, o comandă despre practică navіt yakscho vіdomo numai cei care au ieșit în 2010 roci. Descrierea este așezată prin stivuire și depozitată pe stiulețul din dreapta.
Acum, în dreapta, trebuie fie să-l flash, fie să-l puneți într-o paletă, să întocmiți o căptușeală (în plus față de 11 reguli de bază. - Aprox. ed.), Cum să afișați numele organizației, actualizați, corectați numărul, tom, antetul, dați gajul și închideți-l.
Acum firma are documente corect formate, cu căptușeală.
Ce coc ofensator? Este responsabilitatea noastră să le includem în inventarul de certificate pentru certificatele de economii permanente, economii de timp și depozitare specială. Nu voi intra în detalii despre rapoartele lor, deoarece formatul este deja similar cu nomenclatura referințelor.
Inventarele sunt păstrate cel puțin trei dintre complici, dintre care unul rămâne cu subdiviziunea structurală, confirmând faptul depunerii documentelor la arhivă, iar alte copii ale descrierii sunt transferate în arhivă deodată din dreapta.
Acțiunea de a veghea la coborârea documentelor
Procedura de reducere a documentelor va necesita o documentare adecvată. Doar documentele cu termen scurt de economisire (până la 10 ani inclusiv), precum și ocolirea termenului de economisire, sunt taxate mai puțin. Calcularea acestui termen se începe din prima zi a avansării datei calendaristice.
Nu se poate subestima documentele, dacă acestea nu au promovat examenul de valoare a documentelor. Deciziile cu privire la situație pot fi în procesul-verbal al ședinței comitet de experți organizatii.
Documentele care reduc suma trebuie depuse la actul final, care poate avea o formă unificată - Actul de veghe la reducerea documentelor care nu aplică economiile (anexa 4 la Regulile de bază).
Știm deja date care trebuie introduse în act: index și titluri de referință, ultimele date, termenul de salvare. După finalizarea formalităților de documentare, este posibilă deschiderea documentelor inferioare.
Evident, lipsa actelor – nu scuipatul și neducția lor la lăcașul de cult. Fiind cea mai importantă sirovina secundară a hârtiei, este necesar să o trimiteți pentru prelucrare.
Podbivayuchi podbags discutat de cei, încă o dată dau o încurajare pentru care este important să mențină arhivele. În viață, diferite situații sunt tulburătoare, de exemplu, prin perioade lungi de timp, oamenii se pot adresa la tine, de parcă ar fi folosit documente pentru a răzbuna informații despre experiență de muncă. Vіdpovіdno la articolul 62 din Codul Muncii al Federației Ruse, un cetățean poate fi însetat de orice documente despre activitatea sa de muncă. Trimiteți copii ale acestor documente pentru verificare până în al treilea termen.
