Ознайомлення із кадровими документами. Ознайомлення із наказом під розпис
Працюючи в організації, навряд чи хтось зможе уникнути процедури знайомства із її внутрішніми документами. Причому ознайомитися з ними важливо не тільки тому, що цього вимагає роботодавець, але ще й тому, що самому працівникові не буде зайвим дізнатися і зрозуміти «правила гри» в компанії. Адже порядок взаємодії співробітників при здійсненні бізнес-процесів у кожній організації свій і залежить він від багатьох факторів, включаючи організаційні, юридичні, економічні. У статті ми розповімо, з якими основними документами організації роботодавець повинен ознайомити працівника, а також яким способом, у який термін йому необхідно це зробити і як він відповідатиме перед законом, якщо не виконає встановлених вимог про ознайомлення з документами.
З якими документами знайомимо?
Як відомо, роботодавець під час прийому співробітника працювати, ще до укладення трудового договору, повинен ознайомити його з основними документами, пов'язаними з його роботою. Так, відповідно до ч. 3 ст. 68 ТК РФ поставити підпис працівник повинен під:
- Правилами внутрішнього трудового розпорядку;
- Іншими локальними нормативними актами, безпосередньо пов'язаними з його трудовою діяльністю;
На перший погляд може здатися, що список документів невеликий, однак якщо розібратися, він далеко не вичерпний. Так, з правилами внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) начебто все ясно: даний локальний нормативний акт має бути розроблений та затверджений у будь-якій організації. ПВТР, як правило, регламентують трудові та інші безпосередньо пов'язані з ними відносини між працівниками та організацією, і спрямовані вони насамперед на раціональне використання робочого часу, зміцнення трудової дисципліни, формування згуртованої команди працівників.
Колективний договір, на відміну ПВТР, є далеко ще не в усіх організаціях (переважно у великих компаніях). Він регулює соціально-трудові відносини та полягає між працівниками та роботодавцем.
Щодо інших локальних нормативних актів (ЛНА), безпосередньо пов'язаних із трудовою діяльністю працівника, їх перелік у кожній організації свій і залежить від багатьох факторів: складності організаційної структури, кількості працівників, видів господарської діяльності, ступеня впровадження у повсякденну діяльність правил діловодства та документообігу тощо.
Керуючись ст. 8 ТК РФ, роботодавці приймають ЛНА, що містять норми трудового права, у межах своєї компетенції відповідно до трудового законодавства та інших нормативних правових актів, що містять норми трудового права, колективними договорами, угодами.
У деяких організаціях, особливо які стосуються малого бізнесу, є лише обов'язкові локальні нормативні акти. До них в основному належать:
- Правила внутрішнього трудового розпорядку (ст. 189 ТК РФ);
- Правила (інструкції, положення) з охорони праці (ст. 212 ТК РФ);
- Документ, що встановлює порядок обробки персональних даних працівників, а також їх права та обов'язки в цій галузі (п. 8 ст. 86 ТК РФ), - положення про захист персональних даних;
- Локальний нормативний акт, що встановлює системи оплати праці (ст. 135 ТК РФ), - положення про оплату праці.
У більшості ж компаній, що представляють середній та великий бізнес, можуть бути затверджені наступні ЛНА, з якими роботодавець також має ознайомити працівників, хоча закон не потребує їх наявності:
- Положення про структурні підрозділи;
- посадові інструкції;
- Положення про генерального директора;
- Положення про персонал;
- Положення про преміювання;
- положення про службові відрядження;
- Положення про дисциплінарну відповідальність;
- Положення про матеріальну відповідальність;
- Положення про атестацію працівників;
- Положення про комерційну таємницю;
- Положення про інформаційну безпеку;
- Інструкція з діловодства;
- Інші локальні нормативні акти з урахуванням особливостей господарської діяльності організації.
Крім ЛНА є низка документів, з якими слід ознайомити працівників під особистий підпис у тих чи інших випадках, щоправда, вже після укладення трудового договору — у процесі роботи в організації. До них відносяться:
- Графіки змінності (ст. 103 ТК РФ);
- Розрахункові листки (ст. 136 ТК РФ);
- Накази про застосування дисциплінарних стягнень (ст. 193 ТК РФ);
- Документи з кадрового обліку. Нагадаємо, до 1 січня 2013 р. повсюдно використовувалися уніфіковані форми документів з кадрового обліку, затверджені Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 N 1. Проте у зв'язку з набуттям чинності Федерального законувід 06.12.2011 N 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» застосування цих форм документів стало необов'язковим. Отже, організації самостійно можуть затверджувати форми документів з кадрового обліку;
— накази (розпорядження) щодо основної діяльності, що належать до конкретних працівників;
- акти, що фіксують дії щодо конкретного працівника, та ін.
Зазначимо, що обов'язок ознайомлення працівника з тими чи іншими документами лежить на працедавці. Як правило, від імені роботодавця у цьому питанні виступає спеціаліст з кадрів. І хоча для них зазвичай не важко знайомити працівників з тими чи іншими документами через те, що це їхній прямий обов'язок, у той же час і у них виникає чимало питань, на яких ми зупинимося далі. Треба сказати, що у окремих випадках знайомити працівників із певними документами можуть і керівники структурних підрозділів чи інші уповноважені особи. При цьому слід мати на увазі, що про це має бути сказано у їхній посадовій інструкції та/або наказі (розпорядженні) роботодавця.
До відома. Якщо ЛНА зазнають змін або доповнень та зачіпають певні сторонами умови трудового договору, то роботодавець повинен ознайомити працівника під його особистий підпис із зазначеними змінами в аналогічному порядку, як і за первинного ознайомлення.
Кого знайомимо?
Важливим є питання, кого слід знайомити з тими чи іншими документами. Скажімо, ознайомлення працівників з організаційно-розпорядчими документами та документами з кадрового обліку, переліченими вище, рідко може спричинити складнощі у фахівців-кадровиків, оскільки в більшості випадків з ними мають бути ознайомлені працівники, перелічені у тексті самих документів.
Щодо ознайомлення з ЛНА, то в даному випадку питань виникає чимало. Тож далі ми поговоримо саме про ознайомлення працівників із ЛНА. Наприклад, найчастіше роботодавець не розмежовує коло осіб-«ознайомців». Так, найчастіше помилково можуть бути ознайомлені з ЛНА:
— працівники, чию роботу не торкаються положень даного ЛНА;
- особи, які працюють на умовах аутсорсингу або аутстафінгу;
- особи, які надають послуги або виконують роботи з цивільно-правових договорів (оплатного надання послуг, підряду та ін.);
- працівники контрагентів, партнерів організації та ін.
Можливо, в окремих випадках буде не зайвим ознайомити з певним ЛНА (наприклад, положенням про інформаційну безпеку або положенням про комерційну таємницю) та «сторонніх» осіб. Особливо це стосується випадків провадження ними діяльності на території роботодавця. Однак треба розуміти, що у разі порушення ними вимог ЛНА з більшим ступенем ймовірності правові наслідки не настануть, адже мета такого ознайомлення полягає лише в інформуванні «сторонньої особи» щодо правил поведінки та взаємодії між працівниками у цій організації.
Тим часом закон передбачає, що, по-перше, з ЛНА мають бути ознайомлені працівники організації, а по-друге, положення ЛНА мають бути безпосередньо пов'язані з їх Трудовою діяльністю.
Наприклад, з положенням про матеріальну відповідальність слід знайомити лише матеріально відповідальних осіб, тобто тих, у яких можна покласти матеріальну відповідальність виходячи з закону чи договору. А з положенням про відділ кадрів мають бути ознайомлені виключно працівники відділу кадрів.
У цьому контексті може виникнути питання: а що, якщо працівник відмовиться знайомитись з ЛНА, пов'язаним З його трудовою діяльністю? Насправді такі випадки нерідкі. Наприклад, найчастіше працівники можуть відмовитися від «знайомства» з посадовою інструкцією, залишаючи за собою право заперечення застосованих до них дисциплінарних стягнень, включаючи звільнення з винних підстав, через невиконання покладених на них трудових обов'язків.
А буває, що й матеріально відповідальні особи відмовляються підписувати договір про повну матеріальну відповідальність та знайомитися з положенням про матеріальну відповідальність, чому автор свого часу був свідком. В даному випадку матеріально відповідальна особа, хоча за законом до них належала, брати на себе таку відповідальність не хотіла.
Якщо працівник відмовляється від ознайомлення з ЛНА, то вибір за роботодавцем: або не наполягати на ознайомленні, розуміючи, що положення ЛНА на такого працівника не поширюватимуться, і взяти всі ризики, пов'язані з неознайомленням, на себе, або переконати працівника в обов'язковості ознайомлення з ЛНА ЛНА. Якщо це не вдасться — застосувати до нього відповідну ситуацію дисциплінарне стягнення.
Як знайомимо?
Порядок та способи ознайомлення працівників з кадровими та організаційно-розпорядчими документами переважно питань не викликають. Співробітник ставить свій підпис та ініціали у відповідній графі документа.
Щодо порядку та способів ознайомлення з ЛНА з огляду на те, що трудовим законодавством це питання не врегульоване, практика складається за принципом «скільки фахівців — стільки й думок». Як ми вже зазначали, закон вимагає ознайомити працівника з ЛНА «під розпис», тобто під особистий або власноручний підпис. Тим часом виникає справедливе питання: де саме ставити цей підпис?
На сьогоднішній день існує чимало способів ознайомлення з ЛНА «під розпис», що застосовуються на практиці фахівцями з кадрів:
1) проставлення працівниками підписів та дати ознайомлення в листі ознайомлення з ЛНА, що додається до ЛНА та зшивається разом з ним (див. приклад 1);
2) проставлення працівниками підписів та дати ознайомлення у спеціальному табелі чи журналі<1>, Що містить перелік ЛНА (див. приклад 2 та приклад 3);
3) проставлення працівниками підписів у листі ознайомлення з ЛНА, що додається до трудового договору (із зазначенням у тексті договору, що до підписання трудового договору працівник був ознайомлений з усіма ЛНА, зазначеними у додатку до нього) (див. приклад 4).
Приклад 1. Аркуш ознайомлення працівників із Правилами внутрішнього трудового розпорядку.
Лист ознайомлення працівників із Правилами внутрішнього трудового розпорядку ТОВ «Бізнес», затвердженими наказом ТОВ «Бізнес» від 10.11.2014 N 12-к (введеними в дію 10.11.2014)
Приклад 2. Фрагмент журналу ознайомлення працівників із локальними нормативними актами.
| N п/п | П. І.Б. працівника | Посада працівника | Структурний підрозділ | Відмітка про ознайомлення | |
| Підпис працівника | Дата ознайомлення | ||||
| 1. Правила внутрішнього трудового розпорядку | |||||
| Ковальова Ніна Григорівна | Менеджер з персоналу | Відділ кадрів | Ковальова | 10.10.2014 | |
| <…> | <…> | <…> | <…> | <…> | <…> |
| Положення про оплату праці | |||||
| Ковальова Ніна Григорівна | Менеджер з персоналу | Відділ кадрів | Ковальова | 10.10.2014 | |
| <…> | <…> | <…> | <…> | <…> | <…> |
| 3. Положення про преміювання | |||||
| 1. | Ковальова Ніна Григорівна | Менеджер з персоналу | Відділ кадрів | Ковальова | 10.10.2014 |
| <…> | <…> | <…> | <…> | <…> | <…> |
Приклад 3. Фрагмент журналу ознайомлення працівників із локальними нормативними актами.
| N п/п | П. І.Б. працівника | Посада працівника | Структурний підрозділ | Ознайомлений із Правилами внутрішнього трудового розпорядку (підпис та дата ознайомлення) | Ознайомлений із Положенням про оплату праці (підпис та дата ознайомлення) | Ознайомлений з Положенням про комерційну таємницю (підпис та дата ознайомлення) | <…> |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | <…> |
| 1 | Ларін Олег Євгенович | Менеджер по закупці | Відділ закупівель | Ларін | Ларін | Ларін | <…> |
| 2 | Королькова Марина Юріївна | Начальник відділу кадрів | Відділ кадрів | Королькова | Королькова | Королькова | <…> |
| <…> | <…> | <…> | <…> | <…> | <…> | <…> | <…> |
Приклад 4. Аркуш ознайомлення з локальними нормативними актами.
Додаток N 1
до трудового договору від 10.11.2014 N 34-т
Аркуш ознайомлення з локальними нормативними актами
До підписання трудового договору Працівник ознайомлений із наступними локальними нормативними актами ТОВ «Бізнес»:
До відома. Якщо вступника на роботу потрібно ознайомити з ЛНА, які мають відношення до одного або кількох працівників (наприклад, з посадовою інструкцією), це доцільніше зробити шляхом проставлення підписів у самому документі з отриманням його копії.
До відома. Дистанційного працівника можна ознайомити з ЛНА, безпосередньо пов'язаним з його роботою, шляхом обміну з ним електронними документами з електронним цифровим підписом (ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ, ст. 6 Федерального закону від 06.04.2011 N 63-ФЗ «Про електронний підпис»).
Трапляється, що у великих організаціях, з великою чисельністю персоналу, якщо вони багато відокремлених підрозділів, що у різних регіонах, виникають складнощі з особистим ознайомленням працівників з ЛНА. Кадровики в таких організаціях намагаються ознайомити працівників шляхом розсилки ЛНА електронною поштою або розміщення на сторінці в Інтернеті чи Інтернеті, на інформаційних дошках, у корпоративних виданнях та ін.
Перелічені способи ознайомлення співробітників з ЛНА мають місце, але, швидше за все, вони будуть мати додатковий характер. Адже якщо працівник ознайомиться з ЛНА, прочитавши його на інформаційній дошці, або зовсім проігнорує його, то в разі потреби подання доказів ознайомлення цього працівника з ЛНА не виявиться.
Відповідно, якщо працівника не буде ознайомлено з ЛНА, то у разі його порушення у роботодавця не буде підстав притягнення його до відповідальності. Наприклад, якщо в організації діє положення про комерційну таємницю, з якою з якихось причин не ознайомили працівників, то у разі розголошення комерційної таємниці до працівників жодних претензій не може бути. І навпаки: якщо працівники належним чином були ознайомлені з таким становищем, то якщо інформація, віднесена до комерційної таємниці, за певних умов потрапить зовні з вини конкретного працівника, його можна буде залучити до дисциплінарної та громадянської відповідальностіза розголошення відомостей, що становлять комерційну таємницю.
Який термін?
Як ми вже говорили, з ЛНА роботодавець знайомить працівників до укладання трудового договору, а з рештою документів — після його укладання. Але, зрозуміло, далеко не завжди роботодавець бездоганно дотримується такої процедури. Найчастіше про те, що працівники не ознайомлені з ЛНА, стає відомо у разі виникнення конфліктної ситуації, в якій роботодавець, щоб уникнути неприємних прецедентів, намагатиметься ознайомити з таким документом усіх інших працівників у прискореному порядку, заднім числом.
Чи це законно? Звичайно, ні. Однак при проставленні працівником підпису при ознайомленні з ЛНА після укладання трудового договору із зазначенням дати ознайомлення, що передує даті укладання трудового договору, навряд чи можливо довести, що він ознайомився з ЛНА не в строк. За загальним правилом на працівника поширюватимуться положення ЛНА з моменту ознайомлення з ним. Розглянемо випадок із практики.
Судова практика. Працівниця звернулася з позовом до організації щодо скасування дисциплінарних стягнень та компенсації моральної шкоди. В обґрунтування заявлених вимог вона зазначила, що працює в організації на посаді торгового представника із серпня 2009 р. У січні 2010 р. вона була притягнута до дисциплінарної відповідальності у вигляді догани за неподання у встановлений термін документів первинної звітності, а у лютому 2010 р. — до дисциплінарної відповідальності у вигляді догани за непроведення роботи з дебіторською заборгованістю та невиконання плану продажу. Позивач вважає зазначені дисциплінарні стягнення незаконними, оскільки роботодавець не доручав їй отримати від покупців документи первинної звітності, вона не була ознайомлена зі своїми посадовими обов'язками та з нею не було проведено інструктаж щодо роботи з дебіторською заборгованістю. Зокрема, вона не була ознайомлена із посадовою інструкцією торгового представника, а з регламентом управління дебіторською заборгованістю була ознайомлена через місяць після притягнення до відповідальності.
Вимоги щодо скасування названих вище розпоряджень були задоволені судом. Він зробив такі висновки:
- Відповідно до ч. 3 ст. 68 ТК РФ прийому працювати (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під особистий підпис з правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими локальними нормативними актами, безпосередньо з трудовою діяльністю працівника, колективним договором. У ході судового розгляду відповідач не надав допустимих та достовірних доказів, що підтверджують факт ознайомлення робітниці з посадовою інструкцією торгового представника та з регламентом управління дебіторською заборгованістю до прийняття рішення про притягнення її до дисциплінарної відповідальності за невиконання трудових обов'язків;
— за таких обставин дисциплінарні стягнення за невиконання або неналежне виконання працівником з вини покладених на нього трудових обов'язків були застосовані до робітниці з порушенням закону. Позивачка не була ознайомлена з покладеними на неї відповідно до посади торгового представника посадовими обов'язками: обов'язком отримувати у покупців документи первинної звітності та проводити роботу з дебіторською заборгованістю у встановлений термін, а також не була ознайомлена з встановленим планом продажів (Визначення Московського обласного суду від 16.09.2010 у справі N 33-15865).
Крім того, нові ЛНА, затверджені та введені в дію в установленому порядку у процесі господарської діяльності, також мають бути доведені до відома всіх працівників, чию трудову діяльність вони торкаються, — у визначеному у ЛНА чи наказі роботодавця порядку. При цьому ознайомлення осіб, які перебувають у цей час у відпустках, службових відрядженнях, на лікарняному тощо, зазвичай здійснюється в перший день їх виходу на роботу.
Хто відповідає?
Обов'язок знайомити працівників під особистий підпис з прийнятими ЛНА безпосередньо пов'язаними з їх трудовою діяльністю лежить на роботодавці. Тому на підставі абз. 10 год. 2 ст. 22 ТК РФ у разі недотримання цього обов'язку роботодавець може бути притягнутий до адміністративної відповідальності за ст. 5.27 КоАП РФ як адміністративного штрафу: на посадових осіб у вигляді від 1000 до 5000 крб., на юридичних - від 30 000 до 50 000 крб. або адміністративного призупинення діяльності на строк до 90 діб.
До відома. При розгляді справ про притягнення до відповідальності за зазначеною статтею КоАП РФ мається на увазі, що ЛНА має відповідати чинному законодавству, бути затвердженим та введеним у дію у встановленому порядку та бути застосовним до трудовим відносинам. Процедура його прийняття має бути дотримана. Відповідно, покарання, застосоване на основі незаконно прийнятого ЛНА або ЛНА, положення якого суперечать чинному законодавству, може бути оскаржене працівником у судовому порядку.
До слова, зазначена відповідальність може бути застосована до роботодавця за порушення та інших норм трудового законодавства, у тому числі за неознайомлення працівника з іншими документами, ознайомлення з якими закон зобов'язує роботодавця. Тим часом, факт порушення норм трудового законодавства може бути встановлений і при перевірці роботодавця уповноваженими держорганами. Розглянемо випадок із практики.
Судова практика. У зв'язку зі зверненням до ДІТ працівника про порушення трудового законодавства організацією при його звільненні інспекція провела перевірку, в ході якої було встановлено, що роботодавець порушує абз. 5 год. 2 ст. 57 ТК РФ не включив у трудовий договір з працівником при прийомі його на роботу на посаду водія-експедитора обов'язкова умова про доплати, надбавки, заохочувальні виплати. ГІТ визнав організацію винною та оштрафував її на 50 тис. руб. (Ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Роботодавець звернувся до суду з метою оскаржити цю ухвалу.
У ході судового розгляду було встановлено таке. Відповідно до ст. 168.1 ТК РФ працівникам, постійна робота яких здійснюється у дорозі або має роз'їзний характер, а також працівникам, що працюють у польових умовах або що беруть участь у роботах експедиційного характеру, роботодавець відшкодовує витрати, пов'язані зі службовими поїздками. Розміри та порядок відшкодування таких витрат, а також перелік робіт, професій, посад цих працівників встановлюються колективним договором, угодами, локальними нормативними актами. Розміри та порядок відшкодування зазначених витрат можуть також встановлюватись трудовим договором.
Представник організації стверджував, що організація ознайомила працівника з локальними нормативними актами, про що є запис у трудовому договорі та підпис працівника. Але цей аргумент був відхилений судом, оскільки з трудового договору з водієм-експедитором, що перебуває в матеріалах справи, випливає, що працівник ознайомлений з посадовою інструкцією, правилами внутрішнього трудового розпорядку та правилами перевезення вантажів автомобільним транспортом та іншими локальними нормативними актами. Відомості про те, що він ознайомлений із наказом роботодавця «Про відшкодування витрат, пов'язаних із роз'їзним характером робіт», матеріали справи не містять. Доказів, що підтверджують ознайомлення із зазначеним локальним актом, до суду не подано.
На цій підставі суд залишив у силі ухвалу державного інспектора праці зі зміною лише в частині призначеного адміністративного покарання. Так, розмір штрафу було знижено до 30 000 руб. (рішення Московського обласного суду від 24.06.2014 у справі N 21-590/2014).
Таким чином, практично у всіх випадках має значення саме факт ознайомлення працівника з тими чи іншими документами шляхом проставлення працівником власноручного підпису — чи то в листі ознайомлення, спеціальному журналі, трудовому договорі та ін. Тільки так можна буде довести, що працівник ознайомлений із документом, що не дозволить йому маніпулювати зворотною інформацією.
Добридень! Як правильно писати ознайомити працівника з наказом "під підпис" або "під ріст". Спасибі!
Правильно: під підписабо під розписку.
| Запитання № 287698 | ||
Як правильно: ознайомити під розпис чи підпис?
Відповідь довідкової служби російської мови
Правильно: під підписабо під розписку.
| Запитання № 287256 | ||
Правильно вжито слово «розпис» у реченні: «Роботодавці зобов'язані до підписання трудового договору з працівником ознайомити його під розпис зі статутом організації». Спасибі.
Відповідь довідкової служби російської мови
Ні, у цьому значенні має бути вжито слово підпис.
| Запитання № 287042 | ||
Де ставляться коми у реченні: Наказ довести до осіб зазначених у наказі під розпис і чому?
Відповідь довідкової служби російської мови
Правильно: Наказ довести до осіб, зазначених у наказі, на підпис.Відокремлюється визначальний оборот, що стоїть після слова. Зверніть увагу, що у цьому значенні правильно вживати слово підпис.
| Запитання № 279548 | ||
Як правильно написати:
Керівникам підрозділів ознайомити під розпис співробітників відповідних підрозділів Товариства з цим наказом і довести до відома співробітників інформацію про те, що відомості про Товариство, діяльність Товариства, плани розвитку Товариства, будівництво нових об'єктів, про укладені та знову укладені договори, про контрагентів і партнерів Товариства , про фінансове становище Товариства, про організацію нових виробництв та будь-якої іншої інформації, що відноситься до діяльності Товариства та не є загальнодоступною, є суворою конфіденційною.
Або
текст той же самий, є суворим конфіденційним.
Відповідь довідкової служби російської мови
Правильно: …відомості… є суворо конфіденційними.
| Запитання № 276719 | ||
У законах про працю РФ та Казахстану у статті про накладення дисциплінарного стягнення йдеться про те, що необхідно працівника ознайомити під РОС ПИСЬ. Раніше потрібно було під розписку. Як правильно?
Відповідь довідкової служби російської мови
Правильно: під підпис абопід розписку.
| Запитання № 271860 | ||
Добрий день. Згідно з Словником труднощів вашого сайту при вживанні в документах виразів "під підпис" або "під ріст", правильним є написання "під підпис" (ознайомити співробітників з інструкцією під підпис). Як, у такому разі, слід ставитися до норми, закріпленої, наприклад, у Трудовому кодексі, де зустрічається інше (виходить, що неправильне) написання: наказ (розпорядження) роботодавця про прийом на роботу оголошується працівнику під розпис; повинен ознайомити працівника під розпис (ст.68)?
Відповідь довідкової служби російської мови
Трудовий кодексне регламентує правила російської. Ми вважаємо, що в цьому випадку в Трудовому кодексі припущено мовленнєву помилку.
| Запитання № 270082 | ||
Добрий день.
Скажіть, будь ласка, чому у Трудовому кодексі РФ (думаю, що і в інших держ. документах) пишуть "під ріст", а не "під підпис", це особливий стиль для подібних документів?
Спасибі.
Кіготок
Відповідь довідкової служби російської мови
Ні, справа тут не в особливому стилі, це дуже поширена помилка.
| Запитання № 269505 | ||
Як правильно: "ознайомити під ріст" або "ознайомити під підпис"?
Відповідь довідкової служби російської мови
Правильно: під підпис абопід розписку.
| Запитання № 266997 | ||
Як правильно пишеться?
Ознайомити під підпис або під розпис
Відповідь довідкової служби російської мови
Правильно: під підписабо під розписку.
| Запитання № 265698 | ||
Із середини минулого століття, за часів СРСР, був переконаний, що правильно говорити та писати – "поставити підпис", "довести під розписку", "підпис в отриманні". В офіційних документах – наприклад, наказах міністрів, зустрічалися лише такі висловлювання.
У розмовної промови нерідко прослизали вирази "під ріс пис", "розпис в отриманні". Терпляче доводив, що "розпис" - це художній розпис фресок у церквах, художній розпис на скриньках, матрьошках, посуді, металі, кераміці тощо.
В останнє десятиліття все частіше стали зустрічатися "під ріс лист" в офіційній документації сучасної Росії, особливе здивування викликало законодавче внесення змін до Трудового Кодексу, де прямо закріплені поняття "під ріс пис".
Запитання: з чим це пов'язано? Чому на законодавчому рівні почали застосовуватися безграмотні висловлювання?
Відповідь довідкової служби російської мови
Значення слів підписі розписне змінились, розпису значенні "підпис", як і раніше, помилка. Причини частотності цієї помилки ті самі, що й у ситуації одягнути – одягнути: різниця у значенні цих схожих за звучанням слів для багатьох неочевидна До того ж носіїв мови остаточно заплутує дієслово розписатися.Так і виявилася ця помилка у Трудовому кодексі.
| Запитання № 261884 | ||
У яких випадках вживаються слова "підпис" та "розпис"?
Як правильно: "поставити розпис (або підпис) під документом"; "ознайомити працівника з документом під розпис (або підпис?)". Кажуть "підписати документ", але не "розписати документ", знову ж таки в другому випадку "ознайомити під підпис" ріже слух!
Відповідь довідкової служби російської мови
| Запитання № 261009 | ||
Як правильно написати:
Оголосити під ріст у 3-х денний термін.
або
Оголосити під ріст у 3-денний термін.
Відповідь довідкової служби російської мови
Правильно: у 3-денний термін.Зверніть увагу: не під ріст лист, а під підпис.Див. у «Словнику труднощів»: Підпис, розпис та віза.
| Запитання № 257650 | ||
Доброго дня. Підкажіть, будь ласка, правильність та обґрунтованість розміщення ком. "Керівникам ознайомити працівників зі становищем у частині(,) їх, що стосується(,) під розпис". Спасибі.
Відповідь довідкової служби російської мови
Коми потрібні: відокремлюється визначальний оборот, що стоїть після слова. Правильно: Керівникам ознайомити працівників зі становищем у частині, що їх стосується, під підпис.
| Запитання № 255358 | ||
Доброго дня!
Як правильно написати в локальному Положенні: Працівник повинен бути ознайомлений з Положенням "під ріст" або "під розписку".
Заздалегідь дякуємо за відповідь!
Відповідь довідкової служби російської мови
Правильно: ознайомитись з документом під підписабо під розписку.
Для того щоб наказ керівника мав законну силу для виконання, співробітники повинні бути з ним ознайомлені. У деяких випадках ознайомлення має бути підтверджено підписами працівників, які є фігурантами цього документа. Сьогодні у статті ми розберемося, як можна зібрати підписи під наказ, як оформити листок ознайомлення, з якими документами потрібно ознайомлювати працівників під розпис.
З цієї статті ви дізнаєтесь:
- яких документів обов'язково ознайомлення під розпис;
- з якими наказами слід ознайомлювати працівників під розпис;
- як відбувається ознайомлення із наказом про заохочення.
Відповідно до трудовому законодавству РФ є категорії наказів, ознайомлення працівників із якими є обов'язковим. Якщо ознайомлення працівників з ними не було зроблено вчасно, такі документи можуть позбавлятися своєї сили, а в деяких випадках підприємству може загрожувати штраф.
- по основній діяльності (видається керівною особою і служить для забезпечення основної та оперативної діяльності підприємства);
- з особового складу (відбиває всі сторони трудових правовідносин між працівником та роботодавцем);
- з адміністративно-господарських питань (стосуються таких питань, як експлуатація будівлі, транспорту, питань безпеки та ін.).
Загальне правило свідчить, що це фігуранти документа мають бути з ним ознайомлені під розпис. Розберемося хто є фігурантами розпоряджень.
Фігурантами наказів за особовим складом є працівники, чиї прізвища фігурують у наказі, а фігурантами розпоряджень з основної діяльності є їх виконавці, тобто працівники, яким доручено виконання наказу. За порушення регламенту зберігання та оформлення цих видів документів відповідальна особа може бути притягнута до адміністративної відповідальності у формі попередження чи штрафу.
Обов'язковість ознайомлення працівників із наказом продиктована здоровим глуздом– адже не можна вимагати від людей виконання вказівок, якщо вони з ними не ознайомлені. Однак у деяких випадках накази важливі насамперед для бухгалтерії, ніж працівника. Наприклад, під час військових зборів керівник підписує документ про звільнення з роботи на період військових зборів, але й так зрозуміло, що працівник не зможе бути присутнім у двох місцях одночасно.
З якими наказами слід ознайомлювати під розпис
Існує як мінімум дві документальні підстави для ознайомлення працівників із наказами.
- Вимога Трудового кодексу РФ (наказ про прийом на роботу – ст. 68 ТК РФ, про звільнення – ст. 84.1 ТК РФ, про стягнення – ст. 193 ТК РФ);
- Віза ознайомлення закладена у саму уніфіковану форму наказу (це стосується таких наказів, як про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення, заохочення, відрядження, надання відпустки.).
Крім того, накази часто ведуть до зміни робочої діяльності, тому працівники мають не лише ознайомитись із нововведеннями, а й підписати свою згоду з новим наказом. Усі підписи повинні зберігатися у папках із відповідними документами.
Саме ознайомлення з наказом може бути зроблено або в самому наказі, або на окремому аркуші, що зветься «аркуш ознайомлення з наказом». До листа ознайомлення з наказом обов'язково вноситься інформація про назву та дату наказу, ПІБ співробітника, ставиться підпис та дата підписання, можуть вказуватися посади працівників.
У статті 22 ТК РФ описуються обов'язки роботодавця, і серед них є пункт "знайомити працівників під розпис із прийнятими локальними нормативними актами, безпосередньо пов'язаними з їхньою трудовою діяльністю". Отже, всі накази з особового складу мають бути підписані, включаючи накази про преміювання, відрядження, штрафи.
Для нарахування будь-якої разової премії підставою є наказ керівника, оформлений за уніфікованими формами № Т-11 та № Т-11а або за розробленою формою в установі. В уніфікованих бланках вже заздалегідь є спеціальні рядки, де має поставити свій підпис працівник, який ознайомився. Отже, аналогічно необхідно розписуватися в наказах, оформлених на бланках довільної форми.
Ознайомлення із наказом про заохочення
Найчастіше виникають питання необхідності розпису під наказами про заохочення працівників. Відповідно до наведених постанові Держкомстату РФ N 1 вказівкам, такі накази підписуються керівником організації та оголошуються працівнику під розпис. Це передбачає внесення до наказу кожного премійованого працівника та ознайомлення кожного співробітника під розпис із наказом про преміювання. Ознайомлення в деяких випадках необхідне лише для доведення до відома працівників прийняття рішень щодо преміювання та розмірів заохочення.
Якщо премія видається кожному співробітнику за певний період часу, наприклад – щомісяця, тобто якщо заохочення має масовий і регулярний характер, проводиться за загальним стандартним підставам та в стандартних розмірах, зазначених у локальних нормативних актах, то збирати додаткові підписи працівників не обов'язково. Досить вказати регулярність та розмір преміальних виплат у локальному акті.
Але при цьому працівник під підпис повинен бути ознайомлений з локальним нормативним актом, на який є посилання на трудовий договір (ст. 57 ТК РФ (Трудовий кодекс РФ)).
Якщо тобі доручено доставити якийсь важливий лист або інший документ, міцно тримай його в руці і ні на мить не випускай, але передай безпосередньо одержувачу.
У статті ми розповімо про один із найважливіших секретарських обов'язків - ознайомлення працівників із документом під розпис. Розберемося, як оформити позначку про ознайомлення та які варіанти ознайомлення існують.
Ознайомити працівників із документами під розпис - один із обов'язків секретаря, проте далеко не найулюбленіший. Незалежно від настрою та ступеня завантаженості ми можемо годинами шукати необхідних працівників, щоб пояснювати, вручати та купувати «автографи».
Для чого це потрібно?Цілі ознайомлення працівників із документами прості та очевидні:
1. Своєчасне виконання доручень керівництва. Співробітник, якому дано доручення, повинен знати про це, інакше доручення залишиться не виконаним.
2. Виконання вимог трудового законодавства, у разі неналежного виконання яких документ втрачає чинність або організації загрожує штраф.
3. Упорядкування певних організаційних та виробничих процесів.
НАКАЗ
Наказ- це найважливіший розпорядчий документ, з якого регулюються всі аспекти діяльності організації. Виділяють три види наказів:
1) за особовим складом;
2) щодо адміністративно-господарської діяльності;
3) щодо основної діяльності.
Відмітка про ознайомлення у наказах з особового складу
Це особлива група наказів, за допомогою яких здійснюється управління персоналом підприємства: прийом на роботу, звільнення, кадрові перестановки та інші дії, що ведуть зміну робочої діяльності, а також стягнення та заохочення, відрядження та відпустки.
Тому факт ознайомлення працівника з такими наказами обов'язково має оформлюватись документально.
Якщо порядок ознайомлення, встановлений законом, порушується, документ може вступити в силу. Це стосується зокрема наказів про накладення стягнень.
Для наказів про прийом, звільнення, оформлення відпустки чи відрядження існують уніфіковані форми, які вже закладено відмітка про ознайомлення. Наприклад:
Наказ (розпорядження) прийом працівника працювати (форма № Т-1*);
Наказ (розпорядження) про переведення працівника в іншу роботу (№ Т-5*);
наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику (№ Т-6 *);
Наказ (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору із працівником (звільнення) (№ Т-8*);
Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження (№ Т-9*);
Наказ (розпорядження) про заохочення працівника (№ Т-11).
Інші накази з особового складу оформляються на затвердженому бланку організації або затвердженому бланку наказу. Відмітка про ознайомлення проставляється або на звороті останнього листа наказу (Приклад 1) або на окремому аркуші (Приклад 2). В обох випадках відмітка про ознайомлення оформляється однаково – зазначається посада, підпис, розшифровка підпису та дата.
У той самий час практично зрідка зустрічаються затверджені форми бланків наказів, де позначки про ознайомленні розташовуються на останньому листі наказу внизу, за наявності там вільного місця (Приклад 3).
Цей варіант, очевидно, має у своїй основі вид уніфікованих форм, де позначки про ознайомлення розташовуються внизу документа.
Основна незручність цього варіанта в тому, що через дефіцит місця годиться тільки для наказів без оцінок про додаток, без погодження, і з якими потрібно ознайомити від одного до трьох працівників.
Особливу увагу приділяйте ознайомленню працівників із наказами про стягнення. Це з тим, що Трудовий кодекс РФ у ст. 193 встановлює чіткі терміни ознайомлення з подібними наказами: «Наказ (розпорядження) роботодавця про застосування дисциплінарного стягнення оголошується працівнику під розпис протягом трьох робочих днів із дня його видання, за винятком часу відсутності працівника на роботі. Якщо працівник відмовляється ознайомитись із зазначеним наказом (розпорядженням) під розпис, то складається відповідний акт».
Акт про відмову працівника ознайомитись із наказом повинен містити таку інформацію (Приклад 4):
Назва документу;
Місце складання;
Дата складання;
Посада, П.І.Б. працівника;
Найменування організації-роботодавця;
Посади, П.І.Б. працівників, які засвідчили факт відмови (щонайменше двох, але, зазвичай, трьох);
Номер та дату наказу, з яким відмовляється знайомитись працівник;
Особисті підписи свідків.
Призначення акта: зафіксувати відмову від підпису. Це дозволить роботодавцю довести у суді дотримання вимог ТК РФ.
У цьому розпис працівника типу «З рішенням згоден. Малахів. 20.01.2017» підтверджує факт ознайомлення із документом. Тобто, працівник уважно прочитав, обдумав і навіть не згоден. Але його підпис у вас буде, а це головне.
Відмітка про ознайомлення з наказами щодо основної чи адміністративно-господарської діяльності
Відмітка про ознайомлення з такими наказами оформляється як і, як у наказах з особового складу. Знайомити з наказом під розпис слід усіх фігурантів - осіб, які у ньому згадані.
Якщо з наказом слід ознайомити осіб, які погоджували проект цього наказу та у документі проставлені відповідні візи, вносити цих працівників до списку ознайомлення не потрібно. Однак це необхідно закріпити в інструкції з діловодства. Інакше узгоджуючих осіб слід ознайомити з наказом загальних підставах.
*Затверджено постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1. З 1 січня 2013 форми первинних облікових документів, що містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, не є обов'язковими до застосування.
