Термін зберігання даних бухгалтерського обліку. Зберігання документів бухгалтерського обліку
Зберігання первинних облікових документів протягом встановлених термінів– один із обов'язків фірм та індивідуальних підприємців. У статті ми розповімо, як зберігати бухгалтерську та податкову документацію, і що слід зробити у разі її втрати.
Одним із обов'язків фірми (індивідуального підприємця) є безпека протягом чотирьох років даних бухгалтерського та податкового обліку та інших документів, які необхідні для обчислення та сплати податків. До них входять документи, що підтверджують отримання доходів, здійснення витрат, а також сплату або утримання обов'язкових платежів. Ця вимога висувається підпунктом 8 пункту 1 статті 23 Податкового кодексу.
Протягом строків, встановлених відповідно до правил організації державної архівної справи, але не менше п'яти років після звітного року, фірмі слід зберігати:
- первинні облікові документи;
- регістри бухгалтерського обліку;
- бухгалтерську (фінансову) звітність.
Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності організацій, із зазначенням термінів їх зберігання затверджений наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 № 558. Відповідно до нього, повинні зберігатися:
- річна бухгалтерська звітність – постійно, квартальна – протягом п'яти років, а місячна – протягом одного року;
- документи облікової політики – п'ять років;
- первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку – п'ять років за умови проведення перевірки (ревізії).
Вищий Арбітражний судРФ Рішенням від 21 лютого 2012 р. № 14589/11 залишив без задоволення заяви про визнання нечинним названого наказу в тій його частині, якою на акціонерні товариства та інші комерційні організації, непідвідомі федеральним органам держвлади, покладаються обов'язок із зберігання документів, перерахованих у згаданому , із зазначенням термінів зберігання.
Причому економічний суб'єкт має забезпечити безпечні умови зберігання документів бухгалтерського обліку та їхній захист від змін.
Організація зберігання документів бухгалтерського обліку доручається керівника фірми. В індивідуального підприємця відповідальність за зберігання документів бухобліку (якщо такий, звичайно, ведеться), покладається на нього самого (ст. 7 та 29 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ).
Порушення порядку зберігання документів
Відсутність даних бухгалтерського та податкового обліку, інших документів, які необхідні для обчислення та сплати податків, є грубим порушенням правил обліку доходів та витрат та об'єктів оподаткування. За таке правопорушення платник податків підлягає штрафу у вигляді 10 000 рублів. Якщо втрачені документи стосуються одного, а кількох податкових періодів, штраф збільшується до 30 000 рублів.
Податкова інспекція може пов'язати відсутність документів із заниженням бази оподаткування. Тоді сума штрафу становитиме 20 відсотків суми несплаченого обов'язкового платежу, але з менш 40 000 рублів. Підстава -
стаття 120 таки Податкового кодексу.
Втрата необхідних документів може спричинити те, що платника податків притягнуть до відповідальності за статтею 122 «Несплата або неповна сплата сум податку (збору)», а також за статтею 126 «Ненадання податковому органу відомостей, необхідних для здійснення податкового контролю» Податкового кодексу.
Грубе порушення правил ведення бухгалтерського обліку та подання бухгалтерської звітності, а також порядку та термінів зберігання облікових документів тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб у розмірі від двох тисяч до трьох тисяч рублів (ст. 15.11 КоАП РФ).
Зберігання документів
Відповідно до Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, яке затверджено наказом Мінфіну Росії від 29 липня 1983 р. № 105 (далі – Положення № 105), первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти та баланси підлягають обов'язкової передачі до архіву. До цього вони повинні перебувати в бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або шафах, що закриваються, під відповідальністю уповноважених осіб.
Оброблені вручну первинні документи поточного місяця, що належать до певного облікового регістру, комплектуються у хронологічному порядку та супроводжуються довідкою для архіву.
Касові ордери, авансові звіти, виписки банку з документами, що належать до них, повинні бути підібрані в хронологічному порядку і переплетені. Окремі види документів можуть зберігатися непереплетеними, але підшитими в папках, щоб уникнути їх втрати або зловживань.
Фірма (як і індивідуальний підприємець) може створити свій власний архів або скористатися послугами зберігання державного або муніципального архіву (ч. 2 ст. 13, ч. 4 ст. 18 Закону від 22 жовтня 2004 р.).
№125-ФЗ; далі – Закон №125-ФЗ).
Увага
Витрати зберігання документів у бухгалтерському обліку, зазвичай, є управлінськими витратами. Вони підлягають відображенню на рахунку 26 "Загальногосподарські витрати". У податковому обліку такі витрати відносять до інших підстав на підставі підпункту 18 пункту 1 статті 264 Податкового кодексу.
За наявності власного архіву необхідне виконання певних обов'язків. Серед них:
- створення фінансових, матеріально-технічних та інших умов, необхідних для комплектування, зберігання, обліку та використання архівних документів;
- надання створюваним архівам будівлі та (або) приміщення, що відповідають нормативним вимогам зберігання архівних документів та умов праці працівників архівів (ч. 1 ст. 15 Закону № 125-ФЗ);
- забезпечення збереження архівних документів протягом встановлених термінів їх зберігання (ч. 1 ст. 17 Закону)
№ 125-ФЗ);
Таким чином, під архів має бути виділене окреме приміщення зі спеціальними полицями, стелажами чи глухими шафами. Для захисту документів від вицвітання на вікна, за наявності, встановлюють жалюзі чи вішають штори.
Щоб уникнути несанкціонованого проникнення в приміщення архіву, рекомендується обладнати віконні отвори металевими ґратами та встановити металеві двері.
Також слід розробити номенклатуру справ та помістити її копію у самому приміщенні архіву. Це дозволить заощадити час на пошук потрібних документів.
Увага
Сьогодні існують архівні компанії, які пропонують послуги з позаофісного зберігання документів та супутнє обслуговування архіву в спеціально оснащених та цілодобово охоронюваних архівних сховищах. Тому можна передати бухгалтерську та податкову документацію на позаофісне зберігання спеціалізованої компанії.
Зберігання електронних первинних документів, документів бухгалтерського та податкового обліку допускається у електронному вигляді, Якщо інше не передбачено нормативними правовими актами РФ і за умови, що електронні документи засвідчені за допомогою електронного підпису, як правило, кваліфікованого.
Первинні облікові документи, складені в електронному вигляді, слід зберігати разом із сертифікатами ключів підпису, з документами, що підтверджують статус цих сертифікатів, та засобами, що дають можливість роботи з електронними документами та електронним підписом.
Інформацію в електронних архівах та засоби її обробки (зберігання) потрібно захистити від несанкціонованого доступу та впливу. При цьому варто забезпечити достатню надійність збереження згаданих архівів відповідно до правил державної архівної справи.
Крім того, важливо створювати резервні копії електронних документів. Це дасть змогу відновити інформацію при збоях у роботі обчислювальної техніки. Причому резервну копію рекомендується зберігати не тільки на жорсткому диску, на якому розташовується сама інформаційна база, але і на зовнішніх пристроях, що запам'ятовують (флеш-карти, диски).
Для зберігання електронних документів не зайвим буде вести електронні чи паперові журнали обліку.
Організація зберігання бухгалтерських документів
Складовою частиною бухгалтерської справи є організація бухгалтерського архіву. Відповідно до Закону "Про бухгалтерський облік" всі організації зобов'язані зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та фінансову звітність протягом строків, що встановлюються відповідно до правил організації державної архівної справи, щонайменше п'ять років.
НК РФ встановлює зберігання даних бухгалтерського обліку та інших документів, необхідні обчислення та сплати податків, термін чотири роки.
Документи, що підтверджують збиток, що переноситься на майбутнє, необхідно зберігати протягом усього терміну, доки підприємство зменшує оподатковуваний прибуток у сумі раніше отриманого збитку.
Документи з обліку кадрів, у тому числі особові рахунки працівників із розрахунків заробітної плати, мають зберігатися протягом 75 років. Строк зберігання будь-якого документа обчислюється з 1 січня року, що настає за роком його оформлення.
Оброблені бухгалтерські документи можуть зберігатися як у самій організації, і у спеціальних установах – державних та приватних архівах. Питання щодо вибору місця зберігання документів вирішує керівництво підприємства. Порядок зберігання бухгалтерських документів у організації встановлює головний бухгалтер.
Зазвичай первинна документація, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси перші два-три роки зберігаються безпосередньо в бухгалтерії, у спеціальному приміщенні або шафах, що закриваються, під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером. Потім вони передаються в архів підприємства або державні приватні архіви.
Порядок систематизації первинних документів для зберігання визначає бухгалтер, який має з ними справу. Нерідко виникають такі ситуації, коли документи, передані на зберігання архіву, можуть бути затребувані. Це відбувається у тих випадках, коли організація змушена з тих чи інших причин вирішувати спірні питання в арбітражі, суді тощо. Тому порядок зберігання документів в архіві також важливий і необхідно заздалегідь визначити, в якому складі підшивати або складати документи в папки. Наприклад, за документами, пов'язаними з розрахунковими операціями, одні бухгалтери комплектують усі виставлені на адресу підприємства рахунки з договорами, інші – з платіжними документами, треті – складають рахунки окремі папки в розрізі облікових регістрів.
Найчастіше первинні документи поточного місяця, що належать до певного облікового регістру (журналу-ордеру, відомості тощо), комплектуються у хронологічному порядку. Касові ордери, авансові звіти, виписки банків з первинними документами, що належать до них, повинні бути підібрані в хронологічній послідовності і переплетені. Окремі види первинних документів (наряди на відрядну роботу, змінні рапорти, маршрутні листи) можуть зберігатися непереплетеними, але підшитими в папках, щоб уникнути їх втрати або можливих зловживань.
За деякими видами первинної документації нормативні положення з бухгалтерського обліку та оподаткування передбачають особливий порядок систематизації та зберігання. Так, рахунки-фактури, отримані від постачальників, та інші екземпляри рахунків, надісланих підприємством покупцям, слід зберігати разом із книгами продажів та журналами продажів.
Бланки та документи суворої звітності необхідно зберігати у сейфах та металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх повну безпеку.
Порядок зберігання первинних та вихідних документів на машиночитаних носіях визначено у відповідних нормативних положеннях та керівництвах, що регламентують ведення бухгалтерського обліку в умовах автоматизації обробки економічної інформації. Бухгалтеру необхідно скласти список регістрів бухгалтерського обліку, які мають дублюватися на паперові носії та зберігатися у відповідних папках, а окремі бухгалтерські регістри зберігаються на електронних носіях інформації.
Якщо керівництвом підприємства прийнято рішення зберігати бухгалтерську документацію у державній або приватній архівній установі, з ним укладається договір надання послуг. У типових договорах із територіальними підрозділами Росархіву передбачається необхідність періодичної перевірки стану архівної справи на підприємстві та їх згоду на знищення документів після закінчення терміну зберігання.
Для приватних архівних установ потрібна ліцензія на провадження цього виду діяльності. Зазвичай вони не тільки зберігають, а й знищують документи зі строком безпеки, що минув.
При ліквідації підприємства без правонаступника всі документи, що стосуються особового складу (облікові картки, особові рахунки заробітної платиі т.п.), і документацію, за якою ще не закінчився термін зберігання, необхідно здати до територіального відділення Росархіву. Туди передаються й установчі документи ліквідованої організації.
Відповідальність за збереження первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у бухгалтерії та архіві підприємства, за своєчасну передачу їх до архівної установи несе головний бухгалтер. Видача цієї документації з архіву підприємства працівникам інших структурних підрозділів зазвичай не допускається. В окремих випадках документація видається лише за розпорядженням головного бухгалтера.
Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів може здійснюватися органами дізнання, попереднього слідства, прокуратури та судами на підставі ухвали цих органів відповідно до чинного процесуального законодавства. Вилучення оформляється протоколом, копія якого вручається під розписку посадовцю підприємства. У присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства можуть зняти копії з документів, що вилучаються, із зазначенням підстав та дати вилучення.
У разі надзвичайних ситуацій втрати документів організаціям необхідно вжити відповідних заходів.
Якщо документи зникли внаслідок чиїхось неправомірних дій (наприклад, розкрадання), цей факт має бути підтверджений правоохоронними органами. Втрата документів внаслідок стихійного лиха також оформляється відповідними органами. У разі пожежі це може бути довідка органів пожежного нагляду. Наявність таких довідок не звільнить організацію від податкового контролю, але дозволить просити податковий орган про відстрочення проведення контрольних заходів.
Чинним законодавством (ст. 120 НК РФ) передбачена матеріальна відповідальність за грубе порушення правил обліку доходів та витрат та об'єктів оподаткування. Грубим порушенням правил насамперед визнається відсутність первинних документів у платника податків, що виникає за порушення правил безпеки документів. За відсутності документів або їх зникнення підприємство зобов'язане сплатити штраф у таких розмірах:
5000 руб., якщо немає бухгалтерських документів, що належать до одного податкового періоду;
15 000 руб., Якщо відсутні документи за кілька податкових періодів;
10% від суми несплаченого податку, але не менше 15 000 руб., Якщо відсутність документів спричинило заниження податкової бази.
Відповідальність за недотримання посадовими особами організації безпеки первинних облікових документів встановлено також ст. 21 Основ законодавства Російської Федераціїпро Архівному фонді Російської Федерації від 07.07.1993 № 5341-1, за якою посадові особи та громадяни несуть кримінальну, адміністративну та іншу встановлену законодавством РФ та республік у складі Російської Федерації відповідальність за порушення законодавства про Архівний фонд Російської Федерації та архіви.
Щодо адміністративної відповідальності, то застосовується ст. 15.11 КоАП РФ, згідно з якою за грубе порушення правил ведення бухгалтерського обліку та подання бухгалтерської звітності, а також порядку та строків зберігання облікових документів накладається адміністративний штраф на посадових осіб у розмірі від 20 до 30 МРОТ.
Штрафні санкції не застосовуються, якщо підприємство доведе, що зникнення документів відбулося за форсмажорними обставинами, наприклад, внаслідок стихійного лиха. У всіх випадках пропажі чи загибелі бухгалтерської документації керівник підприємства повинен призначити наказом комісію з з'ясування причин втрати документів.
За потреби для участі в роботі комісії запрошуються представники правоохоронних органів та державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформлюють актом, який затверджується керівником організації. Причина зникнення або загибелі від пожежі бухгалтерської документації вважається поважною, що позбавляє штрафних санкцій, якщо в акті буде зазначено, що приміщення, де знаходилися документи, було обладнане охоронною та протипожежною сигналізацією. До акту повинна бути додана довідка міліції про порушення за фактом крадіжки кримінальної справи або довідка пожежної служби про пожежу та її наслідки.
Актом створеної наказом на підприємстві комісії оформляють і знищення або здачу в брухт документації з терміном придатності, що минув. Інші первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти та баланси підлягають обов'язкової передачі до архіву. До передачі в архів підприємства вони повинні зберігатися в бухгалтерії в спеціальному приміщенні або шафах, що закриваються, під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером.
Бланки суворої звітності зберігаються в сейфах, металевих шафах або спецприміщеннях, що забезпечують їх безпеку. Первинні документи поточного місяця, що належать до певного облікового регістру, комплектуються у хронологічному порядку та супроводжуються довідкою з архіву підприємства.
Касові ордери, авансові звіти, виписки банку з первинними документами, що належать до них, повинні бути підібрані в хронологічному порядку і переплетені.
Документи, необхідні для використання в практичних цілях на строк до п'яти років, зберігаються в бухгалтерському архівіоб'єднання, підприємства, а потім знищуються без дозволу архівної установи.
Документи, що мають науково-історичну та практичну цінність, що підлягають постійному зберіганню, передають до державного архіву. Архівні документи зазвичай зберігаються у папках (справах) із підрозділом за назвами регістрів. Усередині папок документи розміщуються в порядку послідовності їх запису в той чи інший регістр.
Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів в архіві підприємства, установи визначається Головним архівним управлінням РФ, але не менше п'яти ліг. Робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інші документи облікової політики, процедури кодування, програми машинної обробки даних повинні зберігатися не менше ніж п'ять років після звітного року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності востаннє.
Збереження первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів, оформлення та передачу в архів забезпечує головний бухгалтер підприємства.
У разі вилучення недооформлених томів документів (нс підшиті, не пронумеровані тощо), з дозволу та у присутності представників органів, які вилучають, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати листи, прошнурувати, опечатати , завірити своїм підписом, печаткою).
За загальним правилом оброблені первинні документи, які відносяться до певного облікового регістру (наприклад, касові, банківські документи), підшивають окремі папки в хронологічному порядку.
Зберігати документи, які у бухгалтерську службу, створювані і накопичені у ній, мають різне цільове призначення, слід відповідно до норм статті 29 Закону № 402-ФЗ.
Ось ці норми.
- Первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку, бухгалтерська (фінансова) звітність, аудиторські висновки про неї підлягають зберіганню економічним суб'єктом протягом строків, що встановлюються відповідно до правил фірми державної архівної справи, але не менше ніж п'ять років після звітного року.
- Документи облікової політики, стандарти економічного суб'єкта, інші документи, пов'язані з організацією та веденням бухгалтерського обліку, у тому числі кошти, що забезпечують відтворення електронних документів, а також перевірку справжності електронного підпису, підлягають зберіганню економічним суб'єктом не менше ніж п'ять років після року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської (фінансової) звітності востаннє.
- Економічний суб'єкт має забезпечити безпечні умови зберігання документів бухгалтерського обліку та їх захист від змін.
- При зміні керівника фірми має забезпечуватись передача документів бухгалтерського обліку. Порядок передачі документів бухгалтерського обліку визначається фірмою самостійно.
Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти та баланси до передачі їх в архів повинні зберігатися в бухгалтерії в спеціальних приміщеннях або шафах, що закриваються, під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.
Бланки суворої звітності повинні зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження.
Касові ордери, авансові звіти, виписки банку з документами, що належать до них, повинні бути підібрані в хронологічному порядку і переплетені.
Окремі види документів (наряди на роботу, змінні рапорти) можуть зберігатися непереплетеними, але підшитими в папках, щоб уникнути їх втрати або зловживань.
Збереження первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів, оформлення та передачу в архів забезпечує головний бухгалтер фірми.
Залежно від терміну зберігання документів розрізняють види зберігання:
- поточний (тимчасовий);
- архівне.
Поточне (тимчасове) зберігання означає, що документи виконані, але за певних обставин вони можуть знову знадобитися для вивчення, уточнення або повторного розгляду. Зберігання документів, знятих з поточного обліку, називають архівним.
Передача документів до архіву
Первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти та баланси підлягають обов'язкової передачі до архіву (Положення про документи та документообіг у бухгалтерському обліку (його розділ 6), затверджене Мінфіном СРСР 29 липня 1983 р. № 105).
Залежно від обсягу документів архівом може бути як самостійний структурний підрозділ фірми, і підрозділ у складі служби діловодства (канцелярії, секретаріату). Це випливає із пункту 1.4 Правил, затверджених наказом Мінкультури Росії від 31 березня 2015 № 526.
Архів фірми комплектується справами постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання.
Архів можна формувати на електронних носіях. Тому, якщо документи зберігаєте в електронному вигляді, та архів створіть електронний. Порядок здачі до архіву електронних документів наведено у пунктах 2.30–2.35 Правил, затверджених наказом Мінкультури Росії від 31 березня 2015 року № 526.
Електронні документи фірми здають до архіву лише після того, як їх перестають використовувати в оперативній роботі. Щоб відібрати документи на електронних носіях, створіть експертну комісію. При відборі електронних документів, що передаються
на архівне зберігання, експертна комісія керується такими критеріями:
- значущість, повнота (завершеність) документів;
- автентичність (повнота та достовірність) документів;
- відсутність дублювання інформації у документах.
Передавати текстові електронні документи для зберігання до архіву фірми слід у форматі PDF/A. Також не рідше одного разу на п'ять років потрібно перевіряти, в якому стані перебувають носії електронних документів і чи можуть відтворюватися самі документи.
Документи можуть бути передані також за договором зберігання до державного або муніципального архіву.
Терміни зберігання обчислюють з 1 січня року, наступного за роком, у якому документ виконаний (справа закрита у діловодстві, особиста справа закінчена на підставі наказу про звільнення). Наприклад, якщо документ складено у 2016 році, то термін зберігання починає обчислюватися з 1 січня 2017 року. Із цього правила є винятки.
По-перше, це регістри, необхідні для відрахування ПДВ. Зокрема, книга покупок та книга продажів, а також журнали обліку виставлених та отриманих рахунків-фактур. Початок терміну їх зберігання потрібно визначати з дати останнього запису у них. По-друге, документи, які підтверджують первісну вартість майна, що амортизується. Термін зберігання їм обчислюється з часу, коли перестали нараховувати амортизацію (лист Мінфіну Росії
від 26 квітня 2011 р. № 03-03-06/1/270).
Граничний термін зберігання документів, які містять інформацію про персональні дані співробітників фірми, становить 75 років з дня створення (Федеральний закон від 22 жовтня 2004 р. № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації»). Це трудові договори та службові контракти, трудові угоди, цивільно-правові договори, особисті картки, незатребувані справжні особисті документи ( трудові книжки, дипломи, атестати, свідоцтва, посвідчення). Федеральним закономвід 2 березня 2016 року №43-ФЗ уточнено, що 75-річний термін зберігання документів за особовим складом належить до документів, створених до 2003 року. Для документів, створених після 2003 року термін зберігання документів за особовим складом становить 50 років з дня створення.
Накази щодо дисциплінарних стягнень, щорічних оплачуваних відпусток, навчальних відпусток, чергувань та короткострокових відряджень зберігають не менше п'яти років.
Документи, що підтверджують обчислення та сплату страхових внесків у позабюджетні фонди, фірма-страхувальник має зберігати шість років.
Після закінчення граничного терміну зберігання документів вони підлягають знищенню.
Знищення документів
Коли термін зберігання документів спливає, їх слід знищити (п. 2.3 Правил, затверджених наказом Мінкультури України від 31 березня 2015 р. № 526). Документувати знищення документів вигідно самої фірми. Адже акти про знищення можуть знадобитися під час перевірок або судових справах, якщо у фірми вимагатимуть подати будь-які документи.
Обирає документи на знищення експертна комісія. До експертної комісії можуть входити співробітники фірми (секретар, бухгалтер, діловод та ін.).
Знищення вибраних документів слід оформити актом. У акті напишіть реквізити всіх документів. Однорідні документи можна вказувати під заголовком. Позначте останні дати однорідних документів. Наприклад, «авансові звіти за 2009 р., останні дати – 20.01.2009–01.12.2009».
Знищити документи можна такими способами:
- передати на переробку (утилізацію). Передачу документів на переробку (утилізацію) оформіть накладну, вказавши в ній дату передачі, вагу та кількість паперів;
- самостійно знищити документи – спалити, подрібнити шредером тощо.
Вибраний спосіб знищення вкажіть в акті.
