≡×МЕНЮ

• Кесарів розтин
• Календар щеплень
• Аналізи крові
• Післяпологовий період
• Підготовка до пологів

Як правильно архівувати бух документацію? Зберігання, здавання в архів та знищення бухгалтерських документів організації

Будь-яка справа для успішного функціонування потребує організації його здійснення. Це безпосередньо стосується й бухгалтерської справи. Бухгалтерська справа відрізняється складною та неоднорідною структурою, різним за змістом та термінами виконання переліком виконуваних робіт, необхідністю їх гармонійного поєднання для забезпечення єдності системи, поєднанням облікових функцій з контрольними, необхідністю виходу в єдину звітність.

Відповідно до структури Плану рахунків, особливостей виробничо-господарської діяльності підприємства, складу та змісту облікових робіт бухгалтерія поділяється на відділи, сектори, обліково-контрольні групи. При найбільш повному розподілі у великих організаціях з централізованою системою обліку відокремлюються відділи обліку виробничих запасів, основних засобів та нематеріальних активів, праці та заробітної плати(розрахунковий), виробничий (сектор), відділи обліку готової продукції та її реалізації, фінансових операцій та розрахунків, обліку капітальних вкладень, непромислової діяльності та ін.

Єдиних правил визначення кількісного складу працівників у кожному з підрозділів бухгалтерії та розподілу обов'язків між ними немає.

Загальна чисельність бухгалтерського персоналу зазвичай визначається виходячи з трудомісткості облікових робіт або апріорно і також встановлюється у відділах, секторах та облікових групах.

Обов'язки між бухгалтерами усередині підрозділів розподіляються з орієнтацією на об'єкт обліку чи місце здійснення господарських операцій. Так у матеріальному відділі за кожним бухгалтером закріплюють певні склади або види матеріальних цінностей, у розрахунковій частині та у виробничому секторі – цехи, відділи та служби, у фінансовій групі – види операцій тощо.

Дуже важливо при розподілі обов'язків усередині бухгалтерії врахувати психологічні особливості характеру чи іншого працівника. Так, некомунікабельний бухгалтер може бути чудовим фахівцем у виробничому секторі або у відділі обліку основних засобів та нематеріальних активів, але у розрахунковій частині у нього можуть бути серйозні проблеми у взаєминах з персоналом.

Для узагальнення різних видівоблікових робіт у єдине ціле, забезпечення рівномірності їх виконання протягом звітного періоду складається спеціальний графік, у якому для підрозділів бухгалтерії та окремих її працівників вказується час подання первинних документів, машинограм, інших облікових регістрів, а також форм зовнішньої та внутрішньої звітності.

Для чіткої та оперативної роботи бухгалтерської служби в умовах складних взаємозв'язків її з усіма сторонами та аспектами функціонування організації важливе значення має внутрішня регламентація її діяльності. Для цього рекомендується розробити та затвердити керівником підприємства Положення про бухгалтерію. У ньому визначається роль і місце бухгалтерської служби в організаційній структурі апарату управління, її підпорядкованість, основні завдання та функції бухгалтерії, її права, обов'язки та відповідальність, внутрішня організаційна структура, показники оцінки роботи та форми стимулювання

Важливим завданням організації бухгалтерської справи є забезпечення сприятливих умов нормальної діяльності облікового персоналу. Робота працівників бухгалтерії складається з комплексу творчих, логічних та допоміжно-технічних операцій. Це головним чином інтелектуальна діяльність, яка потребує зосередженості, уваги, пунктуальності та акуратності. Умови роботи впливають на продуктивність праці, якість виконання бухгалтерами своїх обов'язків, рівень стомлюваності, задоволеність працею.

Для бухгалтерії необхідне приміщення одному будинку з дирекцією підприємства, розташованому поблизу основного виробництва. Всі її підрозділи зазвичай розташовуються в одному місці у великих приміщеннях на нижніх поверхах або в окремих кімнатах на 2-3 особи. В окремих кабінетах розміщуються співробітники, які безперервно приймають відвідувачів: головний бухгалтер, начальник розрахункового відділу, касир. Найбільш прийнятними для роботи вважаються прямокутні кімнати, довжина яких перевищує ширину не більше ніж у два рази. Норма площі одного працівника в адміністративно-конторських приміщеннях - щонайменше 3-5 квадратних метрів.

Приміщення для бухгалтерії повинні розташовуватись там, де досить природного світла, нормальна вологість і температура, не заважає виробничого шуму. Нормальною вважається освітленість 300 лк. Якщо вік працівника понад 50 років, ця норма має бути підвищена. Освітленість нижче за норму на 20-30 % вважається неприйнятною. Найбільш сприятливою у приміщенні є температура 18-20 ° С, вологість 60-70%. Рівень шуму не повинен перевищувати 45-50 дБ.

Перелік основних ергономічних вимог, що забезпечують нормальні умови праці облікових працівників, наведено у табл. 5

Таблиця 5

Перелік основних вимог щодо організації робочого місця бухгалтера

Вимоги	Кількісні Характеристики	Примітка
1. Потрібна площа кожного працівника
2. Площа кабінету гол. бухгалтера	Не менше 8 м2
3. Мікроклімат:
Температура повітря		У холодний та перехідний періоди
відносить. вологість повітря
швидкість руху повітря
4. Освітленість приміщень	Комбінована загальна люмінесцентна в зоні робочого місця 300 лк	Поєднання загального та місцевого освітлення
5. Рівень шуму
6. Колірне оформлення та аксесуари приміщень (з - коеф. відображення)
		Зелений, зелено-блакитний, блідо-блакитний, жовто-зелений, світло-бежевий, світло-жовтий
		Блакитно-зелений, жовтий, оранжевий
меблі та обладнання		Світло-жовті відтінки
7. Кімнатні рослини	На стінах та підлозі

Більшість робочого часу бухгалтер проводить за столом, який рекомендується ставити перпендикулярно до вікна або так, щоб світло падало з лівого боку. Розміщувати бухгалтерів у кімнаті бажано відповідно до маршрутів руху документації та регістрів. Столи працівників, пов'язаних однією роботою, слід ставити поряд. Проходи між столами мають бути не менше 55 см.

Складовою частиною внутрішньої організаціїБухгалтерської справи є порядок робочого дня бухгалтерії. Безпосередньо у бухгалтерії прийом відвідувачів рекомендується проводити у другій половині робочого дня та робити загальні перерви у роботі хвилин на 10-15, один у першій половині дня та два – у другій. Обідню перерву бажано поєднувати з активним відпочинком (прогулянками на свіжому відпочинку, гімнастикою). Час обіду працівників бухгалтерії не повинен співпадати з обідньою перервою робітників.

Складовою частиною бухгалтерської справи є організація бухгалтерського архіву.

Відповідно до Закону «Про бухгалтерський облік» всі організації зобов'язані зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та фінансову звітністьпротягом строків, що встановлюються відповідно до правил організації державної архівної справи, але не менше п'яти років. Податковий кодекс Російської Федераціївстановлює зберігання даних бухгалтерського обліку та інших документів, необхідні обчислення та сплати податків, термін п'ять років. Документи, що підтверджують збиток, що переноситься на майбутнє, необхідно зберігати протягом усього терміну, доки підприємство зменшує оподатковуваний прибуток у сумі раніше отриманого збитку. Документи з обліку кадрів, у тому числі особові рахунки працівників із розрахунків заробітної плати, мають зберігатися протягом 75 років. Строк зберігання будь-якого документа обчислюється з 1 січня року, що настає за роком його оформлення.

Оброблені бухгалтерські документи можуть зберігатися як у самій організації, і у спеціальних установах - державних та приватних архівах. Питання вибір місця зберігання вирішує керівництво підприємства. Порядок зберігання бухгалтерських документів у організації встановлює головний бухгалтер.

Зазвичай первинна документація, облікові регістри, бухгалтерські звіти та баланси перші 2-3 роки зберігаються безпосередньо у бухгалтерії, у спеціальному приміщенні або шафах, що закриваються, під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером. Потім вони передаються до архіву підприємства або державних та приватних архівів.

Порядок систематизації первинних документів для зберігання визначає бухгалтер, який має з ними справу. За документами, пов'язаними з розрахунковими операціями, одні бухгалтери комплектують усі виставлені на адресу підприємства рахунки з договорами, інші – з платіжними документами, треті – складають рахунки в окремі папки у розрізі облікових регістрів. Найчастіше первинні документи поточного місяця, що належать до певного облікового регістру, комплектуються у хронологічному порядку. Касові ордери, авансові звіти, виписки банків з первинними документами, що належать до них, повинні бути підібрані в хронологічній послідовності і переплетені. Окремі види первинних документів (наряди на відрядну роботу, змінні рапорти, маршрутні листи) можуть зберігатися непереплетеними, але підшитими в папках, щоб уникнути їх втрати або можливих зловживань.

За деякими видами первинної документації нормативні положення з бухгалтерського обліку та оподаткування передбачають особливий порядок систематизації та зберігання. Так, рахунки-фактури, отримані від постачальників, та інші екземпляри рахунків, надісланих підприємством покупцям, слід зберігати у спеціальних папках до журналів обліку продажу та покупок. Бланки та документи суворої звітності необхідно зберігати у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх повну безпеку.

Порядок зберігання первинних та вихідних документів на машиночитаних носіях визначено у відповідних нормативних положеннях та керівництвах, що регламентують ведення бухгалтерського обліку в умовах автоматизації обробки економічної інформації.

Якщо керівництвом підприємства прийнято рішення зберігати бухгалтерську документацію у державній або приватній архівній установі, з ним укладається договір надання послуг. У типових договорах із територіальними підрозділами Росархіву передбачається необхідність періодичної перевірки стану архівної справи на підприємстві та їх згоду на знищення документів після закінчення терміну зберігання. Для приватних архівних установ потрібна ліцензія на провадження цього виду діяльності. Зазвичай вони не тільки зберігають, а й знищують документи зі строком безпеки, що минув. При ліквідації підприємства без правонаступника всі документи, що стосуються особового складу (облікові картки, особові рахунки тощо), та документацію, за якою ще не закінчився термін зберігання, необхідно здати до територіального відділення Росархіву. Туди передаються й установчі документи ліквідованої організації.

Відповідальність за збереження первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів у бухгалтерії та архіві підприємства, за своєчасну передачу їх до архівної установи несе головний бухгалтер. Видача цієї документації з архіву підприємства працівникам інших його структурних підрозділів зазвичай не допускається. В окремих випадках документація видається лише за розпорядженням головного бухгалтера.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів може здійснюватися органами дізнання, попереднього слідства, прокуратури та судами на підставі ухвали цих органів відповідно до чинного процесуального законодавства. Вилучення оформляється протоколом, копія якого вручається під розписку посадовцю підприємства. У присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства можуть зняти копії з документів, що вилучаються, із зазначенням підстав та дати вилучення.

У разі вилучення недооформлених томів документів (не підшиті, не пронумеровані тощо), з дозволу та у присутності представників органів, які вилучають, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати листи, прошнурувати, опечатати , завірити своїм підписом).

Чинним податковим законодавством передбачено матеріальну відповідальність за збереження бухгалтерської документації. У разі їх відсутності або зникнення підприємство зобов'язане сплатити штраф у таких розмірах:

5000 руб., якщо немає бухгалтерських документів, що належать до одного податкового періоду;

15 000 руб., Якщо відсутні документи за кілька податкових періодів;

10% від суми несплаченого податку, але не менше 15 000 руб., Якщо відсутність документів спричинило заниження податкової бази.

Крім того, згідно з Адміністративним кодексом керівник організації може бути оштрафований за порушення порядку та термінів зберігання облікових документів у розмірі від 2000 до 3000 руб.

Штрафні санкції не застосовуються, якщо підприємство доведе, що зникнення документів відбулося за форсмажорними обставинами, наприклад, унаслідок стихійного лиха. У всіх випадках зникнення або загибелі бухгалтерської документації керівник підприємства повинен призначити наказом комісію з з'ясування причин втрати документів. За потреби для участі в роботі комісії запрошуються представники правоохоронних органів та державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформлюють актом, затвердженим керівником організації.

Причина зникнення або загибелі від пожежі бухгалтерської документації вважається поважною, що позбавляє штрафних санкцій, якщо в акті буде зазначено, що приміщення, де знаходилися документи, було обладнане охоронною та протипожежною сигналізацією. До акту повинна бути додана довідка міліції про порушення за фактом крадіжки кримінальної справи або довідка пожежної служби про пожежу та її наслідки.

Актом створеної наказом на підприємстві комісії оформляють і знищення або здачу в брухт документації з терміном придатності, що минув. Інші первинні документи, облікові регістри, бухгалтерські звіти та баланси підлягають обов'язкової передачі до архіву. До передачі в архів підприємства вони повинні зберігатися в бухгалтерії в спеціальному приміщенні або шафах, що закриваються, під відповідальність осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звітності зберігаються в сейфах, металевих шафах або спецприміщеннях, що забезпечують безпеку. Первинні документи поточного місяця, що належать до певного облікового регістру, комплектуються у хронологічному порядку та супроводжуються довідкою з архіву підприємства.

Касові ордери, авансові звіти, виписки банку з первинними документами, що належать до них, повинні бути передані в хронологічному порядку і переплетені.

Документи, необхідні для практичних цілей строком до п'яти років, зберігаються в бухгалтерському архіві об'єднання, підприємства, а після цього знищуються без дозволу архівного знищення. Документи, що мають науково-історичну та практичну цінність, що підлягають постійному зберіганню, передаються до державного архіву. Архівні документи зазвичай зберігаються у папках (справах) із підрозділом за назвами регістрів. Усередині папки документи розміщуються в порядку послідовності їх запису в той чи інший регістр.

Термін зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів в архіві підприємства, установи визначається Головним архівним управлінням РФ, але не менше 5 років. Робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інші документи облікової політики, процедури кодування, програми машинної обробки даних повинні зберігатися не менше ніж 5 років після звітного року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності востаннє.

Збереження первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів, оформлення та передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субрахунок «Розрахунки з федеральним бюджетом»

2800 руб. (10 000 руб. x 28%) - нарахований ЕСН у частині, що сплачується до федерального бюджету;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субрахунок «Розрахунки із фондом соціального страхування»

400 руб. (10 000 руб. x 4%) - нарахований ЕСН у частині, що сплачується до фонду соціального страхування;

20 руб. (10 000 руб. x 0,2%) - нарахований ЕСН у частині, що сплачується у федеральний фонд обов'язкового соціального страхування;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69 субрахунок «Розрахунки з федеральним фондом обов'язкового соціального страхування»

340 руб. (10 000 руб. x 3,4%) - нарахований ЕСН у частині, що сплачується до територіального фонду обов'язкового медичного страхування;

ДЕБЕТ 69 субрахунок «Розрахунки з федеральним бюджетом» КРЕДИТ 69 субрахунок «Розрахунки з пенсійним фондом»

1400 руб. (10 000 руб. x 14%) – нараховані пенсійні внески, що припадає з їхньої страхову часть.

Оподатковуваний дохід ТОВ «Бригантина» може зменшити на 18560 руб. (5000 + 10000 + 2800 + 400 + 20 + 340).

Документи зберігаються у спеціалізованому архіві

Відразу зазначимо, що необхідно розділяти документи, які мають історичну цінність і передаються держархівам за відповідними угодами. І ті, що такої цінності не становлять, проте зберігати їх десь треба, тоді як організація не має необхідних приміщень, тому здає такі документи до державного чи приватного архіву. Так от якщо перші зберігаються за рахунок держави, то за другі організації доведеться платити.

Перш ніж здати документи на зберігання до державного або приватного архіву, підприємство укладає з цією установою спеціальний договір. У ньому вказується термін, протягом якого архів зобов'язується зберігати документи фірми.

У бухгалтерському обліку витрати на зберігання документів у держархівах враховуються в такий спосіб. Якщо договорі зазначений термін зберігання документів, то плату зберігання треба відбивати як . Їх треба включати у собівартість протягом терміну зберігання документів.

У бухобліку зазначені операції відображаються такими проводками:

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 76

Відображено вартість послуг архіву із зберігання документів;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

Оплачено послуги архіву зі зберігання документів.

Щомісяця до витрат включається частина витрат майбутніх періодів, що відноситься до поточного місяця. При цьому робиться наступне проведення:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97

Списано частину витрат на послуги на зберігання документів, що відноситься до поточного місяця.

Щоб уникнути тривалого періоду, протягом якого мають списуватись витрати, у договорі з архівом не треба вказувати конкретний термін зберігання документів. Достатньо обмежитися умовою, що папери зберігатимуться «до запитання».

Цей пункт у контракті може виглядати, наприклад, так: «...Архів зобов'язується зберігати прийняті від акціонерного товариства документи доти, доки вони не будуть затребувані організацією. Якщо документи не будуть потрібні протягом __ років, то вони знищуються...».

У податковому обліку витрати на обробку та зберігання документів включаються до складу інших витрат та зменшують оподатковуваний прибуток (підпункт 18 пункт 1 статті 264 Податкового кодексу РФ).

Зверніть увагу: послуги, що надаються архівними установами, ПДВ не оподатковуються (підпункт 6, пункт 1, стаття 149 Податкового кодексу РФ). Тому оподатковуваний прибуток зменшить вся сума, перерахована архіву.

У січні 2004 року ВАТ «Парус» здало до архіву документи, які, згідно з Постановою N 03-33/пс, повинні зберігатися постійно (річну та консолідовану бухгалтерські звітності фірми, протоколи засідання ради директорів та описи до них). У договорі з архівом написано, що документи зберігатимуться "до запитання". За ці послуги компанія заплатила архіву 6000 руб. (ПДВ не обкладається).

Директор ВАТ «Вітрило» випустив наказ, у якому зазначено, що витрати компанії на зберігання документів в архіві мають списуватися протягом року (з січня до грудня 2004 р.).

У бухгалтерському обліку ВАТ «Парус» робить такі проводки:

у січні 2004 р.

ДЕБЕТ 97 КРЕДИТ 76

6000 руб. - Відображено вартість послуг архіву зі зберігання документів;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

6000 руб. - перераховані архіву гроші за надані послуги;

щомісяця (з січня до грудня 2004 р.)

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 97

500 руб. (6000 руб.: 12 міс.) - Списана частина витрат за послугами на зберігання документів, що відноситься до поточного місяця.

До складу інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією, у 2004 році ВАТ «Парус» спише 6000 руб.

p align="justify"> Робота з формування справ для передачі в архів організації - прямий обов'язок співробітників структурних підрозділів. І бухгалтерії у тому числі. Як її організувати, і що важливо при цьому врахувати, розповіла Валентина Андрєєва, професор кафедри трудового права Російської академіїправосуддя при Верховному Суді РФ та Вищому Арбітражний СудРФ. Конспект лекції з цієї теми підготували наші колеги з журналу «Семінар для бухгалтера».

У нашій країні якого бухгалтера не візьми, кожен третій сильно навантажений роботою, інші просто перевантажені. У таких умовах підготовкою документів для здачі в архів організації багато бухгалтерів або в принципі не займаються, або організовують процедуру не за правилами і дуже рідко.

Проте я нагадаю, що робота з формування справ передачі в архів організації – прямий обов'язок співробітників структурних підрозділів. І бухгалтерії у тому числі.

Безрадісна тенденція обумовлена ​​і тим, що керівництво компаній належить до архіву як до другорядної роботи, заощаджуючи на витратах на його зміст. Це може призвести до несприятливих наслідків компанії.

До сказаного можна додати ще й те, що в невеликих організаціях часто просто немає окремої штатної одиниці, яка відповідає за архів компанії. А функції архіваріуса доручаються секретареві, кадровику або бухгалтеру.

У будь-якому випадку, ви повинні бути безпосередньо знайомі з порядком формування архіву, тому на семінарі я докладно розповім, які документи необхідно підготувати бухгалтеру для передачі справ на збереження.

Організація архівного зберігання у компанії

Перше, на що ви повинні звернути увагу – незалежно від масштабів вашої компанії є низка документів, заборонених до знищення. Наприклад, бухгалтерські та кадрові документипостійного та тривалого (понад 10 років) терміну зберігання. Це насамперед документи, що містять інформацію про стаж працівників. Крім того, при ліквідації кожна організація повинна здати свої документи до державного або муніципального архіву відповідно до вказівок місцевого архівного закладу. Без цього акта про ліквідацію організації підписано не буде.

Відповідно до статті 9 закону «Про архівну справу в Російській Федерації» ( Федеральний законвід 22 жовтня 2004 р. № 125-ФЗ. - Пряміть. ред.), документи недержавної організації є приватною власністю. Це означає, що ніхто не може їх у вас забрати, доки компанія існує. Однак після ліквідації організації документи стають державною чи муніципальною власністю. Тому через статтю 17 закону «Про архівну справу» держава залишає за собою право вимагати збереження документів у межах встановлених термінів.

Робота з формування архіву починається з вирішення, яким він буде у вашій організації. Тут все, звісно, ​​залежить від масштабів компанії. Архів може бути як окремим структурним підрозділом, так і існувати у складі канцелярії чи секретаріату. Це може бути і посадова особа у штатному розкладі – завідувач архіву, архіваріус – працівник, який відповідає за архів.

Як я говорила вище, у невеликих компаніях поширене поєднання роботи з ведення архіву з іншими функціями (з роботою секретарем чи бухгалтером). У цьому може бути встановлено суміщення посад за наявності посади архіваріуса у штатному розкладі. Або доручено додаткову роботу з ведення архіву якомусь працівникові, якщо у штатному розкладі відсутня посада архіваріуса. В обох випадках має бути отримана згода працівника, тобто підписано додаткову угоду до трудового договору. Крім того, таким працівникам обов'язково має бути встановлено доплату за роботу з ведення архіву.

Якщо у вашій компанії створено цілий структурний підрозділ (архів), рекомендується розробити Положення про архів та посадові інструкції працівників архіву, без яких працювати буде складно.

Скласти Положення про архів легко, використовуючи Основні правила роботи архівів організації, схвалені рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 року. Що стосується посадових інструкцій, можна скористатися Кваліфікаційним довідником посад, керівників та інших службовців, який затверджений постановою Мінпраці України від 21 серпня 1998 р. № 37. Необхідними нормативними матеріалами для ведення архіву є переліки документів з термінами зберігання, зокрема: Перелік типових управлінських архів наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 р. № 558 та Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання. Останній затверджений наказом Міністерства культури та масових комунікацій РФ від 31 липня 2007 р. № 1182.

Номенклатура справ організації та її структурних підрозділів

Тепер розглянемо безпосередньо порядок формування документів у справі. Цим питанням має займатися кожен спеціаліст, який працює із документами. Слід зважити, що документи формуються у справі за певними ознаками, щоб потім їх легко було шукати в архіві.

Архівістами було створено спеціальний довідковий документ, за допомогою якого службові документи розподіляються за папками (справами). Він називається номенклатурою справ. Це систематизований перелік заголовків усіх справ, які працівники заводитимуть в організації у черговому році. Номенклатура справ складається напередодні нового календарного року, зазвичай у грудні, щоб було відомо, які справи слід формувати в компанії в черговому році з січня до грудня.

p align="justify"> При формуванні документів у справи використовуються різні ознаки, за якими документи об'єднують в одну папку.Наприклад, номінальна ознака (іменна, видова): накази до наказів, протоколи до протоколів.

Ще одна ознака – предметно-питання для службового листування. Але можливий і зовсім інший підхід, коли поєднуються різні документи з одного питання. Класичним зразком є ​​судова справа, особиста справа працівника.

Повернемося до номенклатури справ та розглянемо докладніше зміст та порядок заповнення цього табличного документа. Форма номенклатури справ уніфікована та включена до додатка 7 «Основних правил роботи архівів організації» (далі за текстом – Основні правила. – Прим. ред.). Документ затверджується керівником організації. Якщо компанія велика, необхідно заповнювати графу «Назва розділу», тобто вписувати найменування структурного підрозділи. Якщо організація невелика, то тут вказується напрямок діяльності, наприклад «кадрове забезпечення», «фінансове забезпечення».

Спочатку потрібно пронумерувати всі структурні підрозділи або напрямки діяльності, «дирекція» – 01, «фінансовий відділ» – 02, … «відділ постачання» – 05, … «відділ маркетингу» – 12 і т. д. Усі об'єкти повинні бути з однаковою кількістю знаків у коді. Після коду підрозділу проставляється розділовий знак і приєднується порядковий номер конкретної справи всередині підрозділу. Наприклад, у «кадрів» код 05. Усі папки, які там утворюються, починаються з 05. Утворюється, наприклад, 25 різних справ - папок з різними назвами, тоді вони будуть проіндексовані таким чином: 05-01, 05-02, . 05-25 - остання справа.

Друга «Заголовок справи» не повинна викликати у вас запитання. Типові заголовки справ ви можете знайти у Переліку документів із термінами зберігання, про які я говорила спочатку. Все гранично просто, наприклад, у бухгалтерії можуть бути такі заголовки: «Річний звіт з основної діяльності компанії за 2011 р.», «Накази з адміністративно-господарських питань», «Листування з банком з питань видачі кредитів».

Наприкінці календарного року до третьої графи номенклатури справ «Кількість одиниць зберігання» необхідно внести кількість освічених справ.

Одна справа має містити не більше 250 аркушів документів, що відповідає товщині справи разом з обкладинкою до 4 см. велику кількістьдокументів, які стосуються однієї справи, проводиться його розподіл на томи.

Четверта графа номенклатури справ «Термін зберігання та № статей за переліком» є однією з найважливіших, оскільки на підставі цих даних надалі проводитиметься відбір документів для подальшого зберігання або знищення.

Номенклатуру справ протягом року потрібно вести, тобто додатково вносити заголовки заведених, але не запланованих раніше справ. Або відзначати у графі п'ятій «Примітка», що заплановану справу не було заведено з якоїсь причини.

Спочатку номенклатура справ складається наприкінці першого року роботи організації, а потім передруковується на черговий календарний рік з урахуванням змін у складі документів, що відбулися в попередньому році.

У організаціях, до складу яких входять структурні підрозділи, номенклатура справ має складатися у кожному структурному підрозділі. Її форму наведено у додатку 8 Основних правил.

У цілому нині форма номенклатури справ структурного підрозділу аналогічна формі зведеної номенклатури справ організації, але у ній відсутня гриф затвердження документа керівником. По суті, номенклатура справ структурного підрозділу є випискою зі зведеної номенклатури справ організації.

Номенклатура справ організації один раз на п'ять років підлягає узгодженню з експертною комісією (ЕК) організації та експертно-перевірковою комісією (ЕПК) архівної установи.

За створеною у грудні номенклатурі організація весь рік займається формуванням справ.Наприклад, підготували у відділі кадрів наказ про прийом на роботу, ознайомили з ним працівника, тепер наказ треба підшити у справу. Відкриваємо номенклатуру справ, знаходимо заголовок «Накази з особового складу» з відповідним індексом та терміном зберігання та оформляємо обкладинку швидкозшивача для підшивки до нього цього наказу. Як уже зазначалося, існують накази з особового складу з терміном зберігання 75 років та 5 років. Термін зберігання документа можна визначити за статтею 19 Переліку типових управлінських архівних документів. У цьому випадку згідно з пунктом «б» статті 19 документ зберігається 75 років. Тому наказ про прийом на роботу необхідно підшити у справу наказів із термінами зберігання 75 років.

Якщо документів одного виду дуже багато, то їх можна формувати у справі за предметно-питанньою ознакою, тобто окремо накази з «прийому», «звільнення», «зміни прізвища» тощо. Якщо компанія невелика, дотримуватися такого порядку необхідності не Виникає, що досить розділяти документи за термінами зберігання.

Підсумковий запис до номенклатури справ

Перехідним містком від діловодства до архівної справи служить продовження зведеної номенклатури справ, що називається «Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених в організації».

Категорією справ є термін зберігання – що стоїть термін, тим важливіше справа. Таких категорій справ три: постійного, тимчасового (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років включно) зберігання. Ці графи необхідно заповнити наприкінці року, у якому діяла ця номенклатура справ.

У графі 2 «Підсумковий запис» проставляємо кількість сформованих томів справ. В останніх двох графах необхідно виділити перехідні відносини та відносини з позначкою ЕПК. Перехідні відносини – це незакриті відносини, які потрібно продовжувати вести у наступному календарному року: індивідуальні відносини, відносини виборних органів, справа багаторічному кредиті. Вписуємо їхню кількість у графу «Перехідні».

Що таке справу із позначкою ЕПК? Це справа, для якої спочатку було встановлено мінімальний термін зберігання, після якого необхідно ухвалити рішення про остаточний термін зберігання. Це означає, що про продовження зберігання або знищення справи рішення має ухвалити ЕК компанії за погодженням з ЕПК архівної установи.

Для того щоб підготувати документи до передачі в архів, потрібно чітко розуміти, що підлягає зберіганню, а що знищенню. Тому поряд із формуванням нових справ необхідно періодично звертатися до документів минулих років. Цього року до архіву організації мають бути передані справи за 2009 рік, якщо, звичайно, справи за попередні роки вже здані.

Зазначимо, що у робочому приміщенні можна тримати документи трьох останніх років. Це якраз достатній термін, коли папір витримує умови, за яких комфортно працювати людині. Для документа потрібні інші умови: темне, прохолодне (12-16°), сухе приміщення.

Експертиза цінності документів

Експертиза цінності проводиться шляхом полистного перегляду документа членами комісії.Комісія створюється один раз на період діяльності організації та включає представників провідних підрозділів: бухгалтерії, кадрової служби, архів. Очолює ЕК, як правило, заступник директора.

Комісія проводить засідання та оформляє протоколи з рішеннями, пов'язаними із затвердженням описів на документи тривалого, постійного термінів зберігання та за особовим складом та визначає, які документи підлягають знищенню. Чіткого регламенту періодичності проведення засідань немає, досить засідати щорічно, якщо у роки документи оброблялися і здавалися в архів.

Справи за рік необхідно переглянути, щоб документи тривалого терміну зберігання не опинилися в папці з терміном зберігання 5 років.

При полистому перегляді виявляються недоліки, які потрібно усунути.Після перевірки відбувається засідання комісії, затверджуються описи справ, складається акт про виділення до знищення справ за конкретні роки у зв'язку із строком зберігання. Протокол засідання ЕК повинен мати гриф затвердження керівником організації, який до комісії не входить, але особисто відповідає за недотримання порядку знищення документів.

Зупинимося на технічну обробку документів перед здаванням їх на архівне зберігання. По-перше, документи у справі мають лежати у хронологічному порядку: верхній документ – перший січневий. Далі слідують прості, але затратні за часом процедури. Чорним графітним олівцем необхідно пронумерувати кожен листок з номера 1 по 250 (умовно) на лицьовій стороні справи у верхньому правому кутку.

Серйозною помилкою вважається, коли лист пронумерований, наприклад, цифрою 25, а потім одразу 27. Виникає очевидне питання: де лист 26? Пропущений номер знову ж таки вноситься в лист-завірювач у рядок «Пропущені номери листів». У аркуші-завірителі є також таблиця, в якій вказуються особливості фізичного стану та формування справи, наприклад, надірвані, підклеєні, заплесневілі листи. Необхідно вказувати посилання на номер.

Внутрішній опис справи

І нарешті, треба скласти внутрішній опис документів справи. У внутрішній опис вносимо індекс справи, його заголовок, номери листів справи, які відповідають даному документу. Потім легко знайти, наприклад, наказ про звільнення працівниканавіть якщо відомо тільки те, що воно сталося в 2010 році. Опис підкладається її укладачем і міститься на початку справи.

Тепер справа потрібно або прошити, або здати в палітурку, оформити обкладинку (додаток 11 Основних правил. - Прим. ред.), Що відображає найменування організації, підрозділи, номер справи, томи, заголовок, дати закладу та закриття справи.

Тепер у компанії є правильно сформовані документи, підшиті та з обкладинкою.

Який наступний крок? Ми повинні внести їх в описи справ окремо для справ постійного зберігання, тимчасового зберігання та особового складу. Докладно на їх заповненні я зупинятись не буду, бо формат дуже схожий на номенклатуру справ.

Описи складаються не менше ніж у трьох примірниках, один з яких залишається у структурному підрозділі, підтверджуючи факт здачі документів до архіву, а інші екземпляри опису передаються до архіву разом із справами.

Акт про виділення до знищення документів

Процедура знищення документів потребує правильного документаційного оформлення. Знищенню підлягають лише документи з коротким терміном зберігання (до 10 років включно), якщо термін зберігання минув. Обчислення цього терміну розпочинається з 1 січня наступного календарного року.

Не можна знищувати документи, які не пройшли експертизу цінності документів.Рішення про знищення має бути у протоколі засідання експертної комісіїорганізації.

Документи, що підлягають знищенню, вносяться у відповідний акт, що має уніфіковану форму – Акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню (додаток 4 Основних правил).

В акт вносяться вже знайомі нам дані: індекси та заголовки справ, крайні дати, термін зберігання. Після дотримання документаційних формальностей можна розпочинати знищення документів.

Звичайно, знищення документів – це не спалювання та не вивезення їх на звалище. Як найцінніша вторинна сировина папір необхідно здати на переробку.

Підбиваючи підсумки обговорення цієї теми, ще раз підкреслю, чому важливо вести архів. У житті трапляються різні ситуації, наприклад, через довгі роки до вас можуть звернутися люди, які втратили документи, що містять інформацію про трудовому стажі. Відповідно до статті 62 ТК РФ громадянин може зажадати будь-які документи про свою трудову діяльність. Надати копії таких документів ви зобов'язані у триденний термін.