≡×МЕНЮ

• Кесарів розтин
• Календар щеплень
• Аналізи крові
• Післяпологовий період
• Підготовка до пологів

Плакат які документи скільки потрібно зберігати. Кожному документу свій термін зберігання

Все по поличках

У процесі роботи у підприємця накопичується багато різних паперів: свідоцтва, довідки, бланки. Зберігання документів ІП – складне завдання, але необхідне. А як їх зберігати: може, в столі чи потрібно мати сейф із технологією лазерного захисту? Виявляється, у законі передбачені різні варіанти. Ми розповімо про термін зберігання важливих документівІП.

Які документи зберігати

Федеральний закон№125-ФЗ «Про архівну справу в Російської Федерації» визначає, які папери та скільки років потрібно зберігати.

Різні статті законів та кодексів регулюють термін зберігання тих чи інших документів, пов'язаних із підприємницькою діяльністю:

1. Бухгалтерські документи, дані податкового обліку, будь-яка документація щодо отриманих доходів та витрат, необхідних для обчислення податків, а також документи, що підтверджують вже здійснені податкові виплати, повинні зберігатися не менше 4 років. Цей обов'язок прописаний у п. 8 ст. 23 НК РФ.
2. Бухгалтерська звітність, первинні бухгалтерські документи повинні зберігатися не менше 5 років, як зазначено у п. 1 ст. 29 Федерального закону «Про бухгалтерський облік» №402-ФЗ.
3. Усі первинні документи обліку та реєстрації ІП, книгу обліку доходів та витрат (КУДіР), на підставі ч. 12 Наказу №86 Мінфіну Росії, індивідуальний підприємець повинен зберігати не менше 4 років.
4. Документи, що підтверджують виплати страхових внесків до Пенсійного фонду (ПФР), Фонду соціального страхування (ФСС) та Фонду обов'язкового медичного страхування(ФОМС), що повинні зберігатися протягом 6 років, на підставі п. 8 ст. 28 Федерального закону №212-ФЗ.
5. Особисті відносини і картки працівників, зокрема тимчасово найнятих, трудові договори з працівниками, документи про звільнення та прийняття на роботу, виходячи з Наказу №558 Мінкультури Росії, повинні зберігатися 75 років. У переліку, викладеному в наказі, ви зможете дізнатися термін зберігання документа за його типом.

Особисті справи та картки працівників, трудові договори зі співробітниками, документи про звільнення та прийняття на роботу повинні зберігатися 75 років.

Зазначені терміни зберігання документів відносяться до всіх індивідуальних підприємців, включаючи тих, що ліквідували свою діяльність.

Де зберігати документи

Місце зберігання документів індивідуальний підприємець визначає сам. Це може бути частина офісу, окрема кімната (не підвал і не горище) або стороння організація, що займається архівуванням (при велику кількістьдокументації). У статтях 14 і 17 Федерального закону №125-ФЗ прописано обов'язок підприємця дотримуватися правил архівної справи, у тому числі правила створення необхідних умов розміщення документів та їх систематизації. Ви повинні забезпечити збереження паперових носіїв та їх вмісту від зовнішніх впливів.

Якщо документи ІП втрачені чи зіпсовані

Відсутність у вас первинних документів, регістрів бухгалтерського та податкового обліку, рахунків-фактур, а також неправильне відображення даних у фінансових документах у систематичному порядку (більше двох разів на рік) – це грубе порушення, що регламентується ст. 120 НК РФ. Штрафи у разі встановлено від 10000 рублів.

Втрачені документи можна відновити. Договори, акти, товарні накладні можна запросити повторно у контрагентів. Якщо втрачено обліковий документ, необхідно призначити розслідування, можливо, з наданням довідки про причину втрати (потоп, крадіжка, пожежа) від відповідної служби. Акт за результатами розслідування відправляється із заявою у вільній формі до податкової інспекції (ФНП) – там у свою чергу встановлюють терміни на відновлення паперів.

Реєстраційні документи ІП можна запросити до податкової інспекції окремо кожен, подавши заяву на видачу дубліката та квитанцію про сплату державного мита у розмірі 300 рублів.

За відсутність первинних документів, регістрів бухобліку ви можете отримати штраф у розмірі від 10000 рублів.

Документи, що зберігаються після закінчення терміну архівування, можна утилізувати: спалити або порізати на спеціальному обладнанні. Проте будьте гранично обережні, щоб випадково не знищити дані, що ще діють або вимагають зберігання.

Закон не обмежує індивідуального підприємця у переліку паперів, які можна архівувати. Якщо вам спокійно та зручно зберігати все – зберігайте, але не де заманеться, а у спеціальних місцях, призначених для цього. Документи, належним чином розміщені в архіві як броня, захистять ваш бізнес у разі суперечок з податковою інспекцією або контрагентами.

У процесі своєї діяльності будь-яке юридична особастворює документи, кількість яких безпосередньо залежить від розмірів підприємства і наявності у нього відокремлених підрозділів. Як товариства з обмеженою відповідальністю, так і акціонерні товариства зобов'язані зберігати свої документи. -ФЗ «Про акціонерні товариства».

Крім того, обов'язок організації забезпечити безпеку бухгалтерських документівпередбачена статтею 17 Закону про бухгалтерський облік.

Перше і, мабуть, найважливіше питання, яке виникає у бухгалтера, — скільки часу мають зберігатися бухгалтерські документи?

Термін зберігання бухгалтерських документів

Первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерська звітність зберігаються протягом періоду, який встановлений відповідно до правил організації державної архівної справи, але не менше 5 років(Пункт 1 статті 17 Закону про бухгалтерський облік).

Для визначення конкретних термінів зберігання тих чи інших документів застосовується перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, який затверджено керівником Федеральної архівної служби Росії 6 жовтня 2000 року (далі - Перелік).

У графі 3 таблиці цього Переліку наведено терміни зберігання документів, які поширюються на всі організації. У цьому немає значення, передають вони документи для зберігання державні, муніципальні архіви чи зберігають самостійно.

Зверніть увагу! Список не міститьу статтях конкретні найменування документів, а дає узагальнене найменування кожного виду документа.

За термінами зберігання всі бухгалтерські документи можна умовнорозділити на два види:

• документи, які повинні зберігатися на певний час, тобто документи з тимчасовим терміном зберігання;
• документи, що мають зберігатися постійно.

Тимчасові терміни зберігання, тобто термін зберігання, встановлені в роках (наприклад, 1 рік, 5 років, 75 років), використовуються абсолютно всіма організаціями.

Як правило, термін зберігання бухгалтерських документів встановлений Переліком у розмірі 5 років.

Розрахунок терміну зберігання документів проводиться з 1 січня року, який слідує за роком закінчення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, закінчених діловодством у 2004 році, починається з 1 січня 2005 року.

Розрахунок терміну зберігання для деяких документів має свої особливості.

Коли починається термін зберігання бухгалтерських документів

Вид документу	Термін зберігання починається
Договору із контрагентами; майнового страхування; з аудиторами чи аудиторськими організаціями	Після закінчення терміну дії договору
Кредитні договори та договори позики	З моменту погашення заборгованості за вказаними договорами
Договору про повну матеріальну відповідальність	Після звільнення матеріально відповідальної особи
Книги, журнали, картки обліку договорів, контрактів, угод (кредитних, господарських, операційних)	Після закінчення терміну дії останнього договору
Повідомлення (свідоцтва) про постановку на облік у податкових органах	Після зняття з обліку
Особові рахунки акціонерів	Після переходу права власності на акції до іншої особи
Книги, журнали, картки обліку основних засобів (будівель, споруд)	Після ліквідації основних засобів
Книги, журнали, картки обліку реалізації товарів, робіт, послуг, оподатковуваних та неоподатковуваних ПДВ	З дати останнього запису в них

Для деяких бухгалтерських документів встановлено більш тривалий або короткий термін зберігання.

Наприклад, особові рахунки працівників підприємства повинні зберігатися протягом 75 років. У разі відсутності в організації особистих рахунків протягом такого ж терміну зберігаються документи:

• на видачу заробітної плати, допомог, гонорарів, матеріальної допомоги та інших виплат (зведені розрахункові або розрахунково-платіжні відомості);
• про прийняття виконаних робіт (акти, довідки, рахунки).

У той же час зразки підписів матеріально відповідальних осіб, затверджені ліміти та фонди заробітної плати зберігаються до проходження потреби. Це означає, що зазначені документи мають лише практичне значення. Термін їх зберігання визначається самою організацією, але він не може бути менше одного року.

Протягом лише 1 року необхідно також зберігати місячні бухгалтерські звіти та додатки до них, замовлення на бланки обліку та звітності, листування про терміни подання бухгалтерської та фінансової звітності.

Особливу увагу необхідно звернути на термін зберіганнядеяких документів у разі, коли в організації починається перевірка, виникає суперечка чи суперечність, заводиться слідча чи судова справа.

Йдеться про:

• бухгалтерські облікові регістри (Головна книга, журнали-ордери, розробні таблиці і т. д.);
• оборотні відомості;
• первинні документи та додатки до них , у яких зафіксовано факт здійснення господарських операцій (касові, банківські документи, корінці банківських чекових книжок, ордери, табелі, повідомлення банків та переказні вимоги, акти про прийом та здачу, списання майна та матеріалів, накладні, рахунки-фактури, авансові звіти та ін. .);
• документи щодо проведення документальних ревізій фінансово-господарської діяльності , контрольно-ревізійних робіт, у тому числі перевірці каси, правильності стягування податків та ін. (плани, звіти, протоколи, акти, довідки, доповідні записки, листування);
• документи на видачу заробітної плати, матеріальної допомоги та інших виплат (зведені розрахункові та розрахунково-платіжні відомості);
• доручення отримання матеріальних цінностей ;
• документи про інвентаризацію майна організації (протоколи засідань, інвентаризаційних комісій, інвентарні описи, акти, відомості);
• книги, журнали, картки обліку розрахунків з організаціями, прибутково-видаткових касових документів, рахунків, платіжних доручень, депонованої заробітної плати, довіреностей, майна підприємства.

Документи з тимчасовим терміном зберігання, які мають відношення до зазначених подій, потрібно зберігати до завершення перевірки або до прийняття остаточного рішення щодо спірних ситуацій. Навіть якщо термін зберігання, встановлений Переліком за цими документами, минув.

Постійні терміни зберігання застосовуються лише тими організаціями, документи якихє джерелами комплектування архівів. До них відносяться:

• державні, муніципальні організації,документи яких надходять на зберігання до архівів у встановленому порядку;
• недержавні організації, які передають свої документи до архіву на підставі договору, укладеного з архівом.

Щодо організацій, які не є джерелами комплектування державних та муніципальних архівів, тодокументи з постійним терміном зберігання вони повинні зберігати так:

• державні та муніципальні організації - 10 років;
• недержавні організації – щонайменше 10 років.

Причому, подальший термін зберігання таких документів недержавні організації визначають самостійно відповідно до чинного законодавства або з необхідністю практичного використання цих документів.

До таких документів належать:

Річні бухгалтерські балансита звіти; документи до них (додатки до балансу, пояснювальні записки, спеціалізовані форми)

Аналітичні документи до річних балансів та звітів (таблиці, записки, доповіді)

Документи про розгляд та затвердження річнихбалансів та звітів (протоколи, акти, висновки)

Звіти з перерахування грошових сум з державного та недержавного страхування (пенсійного, медичного, соціального, зайнятості)

Річнізвіти з податків

Оперативні звіти щодо рахунків в іноземній валюті за кордоном

Програми, посібники з організації та впровадження автоматизованих систем бухгалтерського обліку та звітності

Деякі види документів постійного терміну зберігання недержавні організації зобов'язані зберігати протягом своєї діяльності до ліквідації. Наприклад:

• зведені річнібухгалтерські баланси та звіти, а також документи до них (додатки до балансу, пояснювальні записки, спеціалізовані форми);
• передавальні, розділові, ліквідаційні баланси; додатки, пояснювальні записки до них;
• документи про переоцінку основних фондів, визначення зносу основних засобів, оцінку вартості майна організації (протоколи, акти, розрахунки, висновки);
• документи про ведення валютних та конверсійних операцій, операцій із грантами (звіти, зведення);
• паспорти угод;
• книги, журнали, картки обліку цінних паперів.

Зверніть увагу!Перераховані лише тедокументи, зазначені в розділі 4.1 «Бухгалтерський облік та звітність» Переліку. Водночас кількість документів, які організація зобов'язана зберігати протягом терміну своєї діяльності, набагато більша. Вони розташовуються в інших розділах Переліку («Планування діяльності», «Фінансування діяльності», «Статистичний облік та звітність», «Правове забезпечення діяльності» та ін.).

До них відносяться:

• установчі документи;
• протоколи загальних зборів акціонерів;
• документи на право власності, володіння, користування, розпорядження майном (свідоцтвами, договорами),
• документи з реєстрації та перереєстрації фірмових найменувань, товарних знаків, знаків обслуговування та ін;
• документи з атестації, акредитації, сертифікації;
• реєстри акціонерів;
• реєстри власників цінних паперів;
• списки афілійованих осіб та осіб, які мають право на дивіденди;

Знижувати термін зберігання, встановлений Переліком, організація не може. Водночас, виходячи зі специфічних особливостей своєї роботи, вона може збільшити термін зберігання деяких документів та зберігати їх довше встановленого Переліком терміну.

Постановою ФКЦП Росії від 16 липня 2003 р. № 03-33/пс затверджено «Положення про порядок та строки зберігання документів акціонерних товариств». У відношенні бухгалтерських документів положенням встановлено такі терміни. Документи бухгалтерського обліку акціонерного товариства повинні зберігатися не менше 5 років.

Документи бухгалтерської звітності АТ зберігаються залежно від виду звітності. Зведена (консолідована) річна звітність і річна звітність підлягають постійному хранению.Квартальные звіти необхідно зберігати щонайменше 5 років, а місячну бухгалтерську звітність — щонайменше 1 року.

При цьому до складу бухгалтерської звітності включається:

• бухгалтерський баланс;
• звіт про прибутки і збитки;
• додатки до бухгалтерської звітності;
• аудиторський висновок, що підтверджує достовірність річної бухгалтерської звітності;
• Пояснювальна записка.

Як видно з наведених цифр, терміни зберігання бухгалтерських документів, встановлених для акціонерних товариств, відповідають термінам зберігання цих документів, встановлених Переліком.

Терміни зберігання податкових документів

Згідно з першою частиною Податкового кодексу РФ платники податків зобов'язані забезпечувати збереження даних бухгалтерського обліку та інших документів, які необхідні для розрахунку та сплати податків протягом 4хліт(Підпункт 8 пункту 1 статті 23 НК РФ). Крім того, протягом цього терміну необхідно зберігати документи, що підтверджують отримані витрати, вироблені витрати та сплачені податки.

Але це ще не все.

Перевищення витрат організації з її доходами означає, що підприємством отримано збиток. У цьому випадку податкова база з податку на прибуток дорівнює нулю. У той самий час у сумі такого збитку організація може зменшити прибуток минулих років.

Правила перенесення збитку у майбутнє встановлено статтею 283 НК РФ.

Збиток переноситься у повній сумі чи частково. Головне, щоб загальна сума податку на прибуток не була знижена більш ніж на 30%. Якщо організації не вдалося повністю списати всі збитки за один рік, то користуватися правом перенесення збитку на майбутнє можна протягом 10 років. Цей період розраховується з наступного року після отримання збитків.

Протягом усього терміну перенесення збитку на майбутнє організація зобов'язана зберігати документи, що підтверджують обсяг завданих збитків. Йдеться як про регістрах податкового обліку, а й первинних документах бухгалтерського обліку.

Отже, у випадку податкове законодавство передбачає менший термін зберігання бухгалтерських документів, а разі переносу збитків у майбутнє — більший термін.

Як бути бухгалтеру?

Як пам'ятаєте, до розрахунку сум, які підлягають сплаті до бюджету з окремих податків (ПДВ, податку майно організацій, ЄСП, внески до ПФР та інших.), і навіть для складання податкових регістрів з податку прибутки використовуються дані бухгалтерського обліку. Відповідно до Закону про бухгалтерський облік первинні документи та регістри бухгалтерського обліку слід зберігати протягом 5 років.

Крім того, згідно з Переліком звіти з податків і зборів (маються на увазі розрахунки з податків та податкові декларації) віднесені до бухгалтерських документів. Для річних звітів з податків встановлено постійний термін зберігання, а квартальних звітів — 5 років.

Отже, термін зберігання документів у вигляді 4 років, встановлений статтею 23 НК РФ, можна застосовувати лише до регістрів податкового обліку. У той самий час термін зберігання цих документів слід збільшити у разі перенесення збитків у майбутнє.

Щодо бухгалтерських документів, то за ними необхідно застосовувати найбільший термінзберігання бухгалтерських документів з тих, що передбачені чинним законодавством (як бухгалтерським, так і податковим).

Це означає, що бухгалтерські документи, за якими встановлено термін зберігання 5 років, слід знищувати не раніше цього терміну, а у разі перенесення збитків на майбутнє — збільшувати термін їх зберігання до 10 років.

Як організувати зберігання документів

Організація може доручити ведення власного архівіспеціалізованої організації(Приватний або державний архів). Для цього необхідно укласти спеціальний договір зберігання. У ньому вказуються термін, протягом якого архів зобов'язується зберігати документи. Зазвичай він становить 75 років.

У цьому випадку витратами організації зберігання документів буде оплата послуг архіву за вказаним договором. Послуги зі збереження, комплектування та використання архівів, які надають архівні установи, звільнені від ПДВ (підпункт 6 пункту 2 статті 149 НК РФ). Тому вся сума, перерахована організацією спеціалізованого архіву, зменшуватиме оподатковуваний прибуток.

Якщо ж адміністрація організації вирішила самостійно зберігати документи, то необхідно розробити та прийняти відповідний внутрішній акт, який регулюватиме порядок організації зберігання документів.

Цим документом може бути, наприклад, Положення охорони документів , затверджений наказом генерального директора У ньому необхідно визначити:

• види документів, що підлягають обов'язковому зберіганню;
• структурні підрозділи, які забезпечуватимуть зберігання документів;
• порядок надходження документів на зберігання;
• термін зберігання;
• порядок обліку та реєстрації вступників на зберігання документів;
• заходи, що забезпечують збереження і конфіденційність відомостей, що містяться в них;
• порядок видачі документів, що зберігаються, для роботи з ними;
• інші питання.

Організація власного архіву передбачає створення відповідної архівної служби , а також закріплення визначеною посадовою особою обов'язків щодо організації діяльності архіву.

Потім потрібно розробити Положення про експертну комісію , яка проводитиме експертизу цінності документів, що утворилися в організації (пункт 3.1 Вказівки щодо застосування Переліку). Положення затверджується керівником. Він своїм наказом має затвердити склад експертної комісії.

До складу комісії включаються, як правило, найбільш кваліфіковані співробітники організації в кількості не менше 3-х осіб. Якщо вся робота з відбору документів для зберігання та знищення проходитиме у присутності працівника архіву, то неприємностей збереженням документів в організації не буде.

Експертна комісія створює номенклатуру справсороками зберігання документів, тобто систематизує всі наявні документи повидам і дат і становить перелік найменувань справ.

Для цього необхідно розібрати документи за роками та прошити їх у хронологічному порядку.

За загальним правилом оброблені первинні документи, які належать до певного облікового регістру (наприклад, касові або банківські документи), підшиваються в окремі папки в хронологічному порядку. Сторінки в цих папках слід пронумерувати у верхньому правому куті. У справі може бути не більше 250 сторінок або воно не повинно бути товщим за 4 см.

Особливий порядок передбачено для рахунків-фактур. Отримані від постачальників рахунки-фактури та другі екземпляри рахунків-фактур, виставлених покупцям, необхідно зберігати у спеціальних журналах. Така вимога встановлена ​​постановою Уряду РФ від 2 грудня 2000 р. № 914 «Правилазнавства журналів обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книг покупок і книг продажів при розрахунках з податку на додану вартість».

Коли всі документи систематизовані та прошиті, складаються їх опис , яка має бути затверджена керівником підприємства.

Для зберігання документів необхідно відвести спеціальне приміщення. Документи повинні розташовуватися в архіві в шафах, що закриваються, що забезпечують повну безпеку документів, а також захищають їх від пилу впливу сонячного тепла.

Для організації, яка має власний архів, основні витрати на зберігання документів включають витрати на оренду приміщення, комунальні послуги (підтримка необхідної температури, вологості тощо) і на оплату праці працівників архіву.

Ці витрати пов'язані з управлінням організацією. Тому в бухгалтерському обліку вони враховуються на рахунку 26 «Загальногосподарські витрати». З метою оподаткування зазначені витрати враховуються у складі інших витрат організації (підпункт 18 пункту 1 статті 264 НК РФ).

Щороку на підставі номенклатури справ експертна комісія виділяє документи зі строком зберігання, що підлягають знищенню, і складає на них Акти у довільній формі. Документи відбираються шляхом перегляду кожного аркуша справи.

Акти про виділення документів зі закінченим терміном придатності до знищення розглядаються і затверджуються керівником організації. Після цього документи, перелічені в Акті, відокремлюються від інших справ і зберігаються у спеціально відведеному місці до знищення.

Врахуйте, що використовувати у господарській діяльності документи, що підлягають знищенню, не можна. Справи, термін зберігання яких минув, передаються на переробку спеціалізованої організації або знищуються самою організацією.

Якщо документи вирушають в брухт, то передача справ спеціалізованої організації оформляється приймально-здавальним актом або накладною. У ній необхідно вказати дату передачі, кількість переданих поділі вага паперової макулатури.

Знищити документи, термін зберігання яких минув, можна безпосередньо у створенні на бумагорезательной машині. У цьому випадку експертна комісія має зафіксувати факт знищення застарілих документів, склавши відповідний Акт.

Відповідальність за порушення порядку та термінів зберігання документів

Відповідно до Закону про бухгалтерський облік відповідальність за організацію зберігання бухгалтерських документів несе керівник організації.

За порушення архівного законодавства керівника організації також можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності. Покарання може бути у вигляді попередження або штрафу. Розмір штрафу становить від 300 до 500 руб. (Стаття 13.20 КоАП РФ).

Підприємство або його посадові особи можуть оштрафувати також за відсутність (або неподання) документів і відомостей, необхідних для здійснення податкового контролю, які вимагають в організації податківці та митники (стаття 15.6 КоАП РФ, стаття 126 НК РФ).

Неналежне зберігання документів бухгалтерського та податкового обліку можуть перевіряти податкові органи. Так податківці мають право накласти штраф (від 20 до 30 МРОТ) на посадових осіб організації за порушення встановленого порядку та строків зберігання бухгалтерських облікових документів (стаття 15.11 КоАПРФ).

Федеральний закон від 21.11.1996 № 129-ФЗ (в ред. від 28.09.2010) «Про бухгалтерський облік» наказує організації зберігати первинні облікові документи, реєстри бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність протягом термінів, що встановлюються відповідно до правил організації державної архівної справи , але щонайменше 5 років. Робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інші документи облікової політики, процедури кодування, програми машинної обробки даних (із зазначенням термінів їх використання) слід зберігати не менше 5 років з моменту, коли вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності востаннє.

Штрафні санкції

За порушення встановленого порядку та термінів зберігання облікових документів передбачено адміністративний штраф для посадових осіб у розмірі від 2000 до 3000 руб. (Ст. 15.11 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення). Обов'язок контролювати термін зберігання документів покладено на податкові органи.

Вимоги до зберігання документів містяться і в Податковому кодексі, який зобов'язує платників податків протягом 4 років забезпечувати збереження даних бухгалтерського та податкового обліку та інших документів, необхідних для обчислення та сплати податків. Крім цього, діє ще ряд нормативних актів, знати які важливо. Це Федеральний закон від 08.02.1998 № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю» та Федеральний закон від 26.12.1995 № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства», де прописані терміни та порядок зберігання документації. Проте не слід забувати, що з 1 жовтня 2010 року обов'язкові для всіх організацій терміни зберігання документації, включаючи бухгалтерську, податкову та кадрову, визначає наказ Міністерства культури РФ від 25.08.2010 № 558, яким затверджено Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (далі - Перелік).

По пунктам...

Вищезгаданий Перелік складається з 12 розділів:

розділ 1- Документи, що відображають розпорядчі, організаційні функції управління, функції контролю, а також правове забезпечення управління, організацію документаційного забезпечення управління та зберігання документів організаціями;

розділи 2–4- документи, що послідовно розкривають планування, ціноутворення, фінансування, кредитування, облік та звітність;

розділ 5- документи про організацію та здійснення економічних, науково-технічних, культурних та інших зв'язків організацій;

розділ 6- Документи про інформаційне обслуговування діяльності організацій;

розділ 7- документи щодо організації, нормування праці, тарифікації, оплати, охорони праці;

розділ 8- документи про роботу з кадрами: прийом, переміщення, звільнення працівників, підвищення їх кваліфікації, проведення атестації, а також нагородження;

розділ 9- документи про матеріально-технічне забезпечення діяльності та організацію зберігання майново-матеріальних цінностей;

розділ 10- документи з адміністративного та господарського обслуговування організацій: дотримання правил внутрішнього розпорядку, експлуатації службових будівель, транспортного обслуговування, внутрішнього зв'язку, забезпечення безпеки організацій;

розділ 11- Документи, що відображають соціально-побутові питання, в т.ч. соціальне страхування, житлово-побутові питання, організацію дозвілля;

розділ 12- Документи, що відображають організацію діяльності первинних

профспілкових та інших громадських організацій (об'єднань).

Архівація документів

До архіву організації за результатами експертизи цінності документів складаються:

• описи справ постійного зберігання (додаток 1 до Основних правил роботи архівів організацій, затв. Рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002);
• опису справ тимчасового (понад 10 років) зберігання (додаток 2 до Основних правил роботи архівів організацій);
• опису справ з особового складу (додаток 3 до Основних правил роботи архівів організацій);
• акти про виділення до знищення справ, які не підлягають зберіганню (додаток 4 до Основних правил роботи архівів організацій).

Справи зі строками зберігання, що закінчилися за Переліком, підлягають знищенню, використання цих документів для господарських потреб заборонено. Вони включаються до акту про виділення до знищення, якщо передбачений їм термін зберігання закінчився до 1 січня року, коли складається акт. Наприклад, закінчені у 2010 році справи із трирічним терміном зберігання можуть бути включені до акту, який буде складено не раніше 1 січня 2014 року.

Справи, що підлягають знищенню передаються на переробку (утилізацію). Передача справ оформляється приймально-здавальної накладної із зазначенням дати передачі, кількості справ, що здаються, та ваги паперової макулатури.

По кожному виду документів у Переліку вказано термін зберігання на паперових та електронних носіях, обчислення яких проводиться з 1 січня року, наступного за роком закінчення їх діловодством. Нас цікавлять лише пункти, що стосуються термінів зберігання бухгалтерських документів. Отже:

1) аналітичні документи (таблиці, доповіді) до річної бухгалтерської (бюджетної) звітності наказано зберігати 5 років;

2) термін зберігання рахунків-фактур приведений у відповідність до НК РФ і становив 4 роки;

3) документи про інвентаризацію активів, зобов'язань (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, інвентаризаційні описи, списки, акти, відомості) необхідно зберігати постійно та лише за інвентаризацією товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) – 5 років;

4) зразки підписів матеріально відповідальних осіб слід зберігати щонайменше 5 років. Аналогічна вимога встановлена ​​для переліків осіб, які мають право підпису первинних облікових документів;

5) договори та документи з лізингу майна організації (списки об'єктів майна, акти, розрахунки відрахувань від прибутку, листування) необхідно зберігати постійно;

6) договори та документи щодо застави рухомого майна організації (розрахунки вартості майна, акти, листування) – 10 років, а аналогічні договори та документи щодо застави нерухомості – на постійній основі;

7) безстроково необхідно архівувати акти про передачу прав на нерухоме майно та угод з ним від колишнього до нового правовласника (з балансу на баланс) (раніше такої норми у Переліку не було);

8) документи з продажу рухомого майна (заявки, акти оцінки, листування та інших.) необхідно тримати в архіві протягом десяти років після вчинення угоди.

Кадровий склад

Облікові працівники, за обов'язком служби пов'язані з кадровими документами, повинні пам'ятати, що з моменту прийняття наказу № 558 для Положення про оплату праці та преміювання працівників встановлено термін зберігання 75 років проти раніше передбачених 5.

Журнали обліку працівників, які поєднують професії, необхідно зберігати до необхідності, як і раніше, але ті, у яких названі працівники з важкими, шкідливими і небезпечними умовами праці, тепер мають зберігатися щонайменше 75 років.

Хто відповідає за...

Збереження первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів та балансів, оформлення та передачу їх до архіву? Цей обов'язок покладено на головного бухгалтера підприємства. При цьому відповідальність за організацію зберігання облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності несе керівник організації.

До 75 років збільшено термін зберігання тарифікаційних відомостей (списків) (раніше він становив 25 років); стільки ж (а не 45 років) слід зберігати акти розслідування професійних отруєнь та захворювань та договори страхування працівників від нещасних випадків, за якими страховий випадок настав. До 75 років продовжено термін архівування документів (актів, висновків, звітів, протоколів, довідок) про виробничі аварії та нещасні випадки (раніше – 45 років). Протягом такого ж терміну (замість 10 років) потрібно зберігати документи (протоколи, довідки, висновки) про важкі, шкідливі, небезпечні умови виробництва, травматизм та професійні захворювання і стільки ж (замість 5) – документи (акти, доповідні записки, висновки) про скорочення робочого дня у зв'язку із важкими, шкідливими, небезпечними умовами праці.

Направлення, повідомлення на працевлаштування (про працевлаштування) слід зберігати в архіві не менше 3 років (раніше їх можна було знищити після закінчення потреби), той же термін визначений для документів (анкет, автобіографій, листів з обліку кадрів, заяв, рекомендаційних листів) осіб не прийняті на роботу.

Усі зазначені у наказі № 558 правила та терміни зберігання документів обов'язкові для організацій незалежно від виду та сфери діяльності, організаційно-правової форми та форми власності.

Марина Клімова