Наказ про передачу справ. Кадрова служба з нуля
При виході з підприємства деяких категорій працівників необхідно сформувати акт передачі справ під час звільнення. До таких категорій належать різні матеріально відповідальні особи, наприклад, головний бухгалтер. І тоді перед керівником підприємства постає проблема, як скласти акт передачі справ під час звільнення співробітника?
Акт передачі справ
Законодавством окремо не регулюється питання того, як скласти акт передачі справ під час звільнення та які документи необхідно для цього підготувати. Тому керівник підприємства сам вирішує, як організувати цей процес. Проте практика показує, що він проходить такі стадії:
Складається наказ про передачу справ під час звільнення.
Проведення інвентаризації підзвітної документації.
Перевірка документації.
Сама передача.
Складання акта передачі справ та прийому документів.
Якщо на вакантне місце вже прийнято співробітника, передача проводиться йому, а якщо ні, то іншому уповноваженому працівнику або керівнику підприємства. А коли буде прийнято нового співробітника, то в першу ж справу всі справи передаються йому.
Акт передачі справ при звільненніскладається членами спеціально створеної комісії, яка затверджується через видання наказу. Сам акт передачі справ обов'язково повинен мати список прізвищ членів комісії, складений в алфавітному порядку, а також опис всього процесу обліку справ та їх передачі. Цей документможе мати різні доповнення, які обов'язково додаються щодо нього. Його необхідно підписати всім учасникам процесу, включаючи всіх членів комісії. Кількість примірників залежить від кількості сторін, що беруть участь. Після складання та підписання акт передачі справ при звільненні віддається керівнику підприємства для затвердження.
Додаткові документи
Формуванню акта передачі при звільненні супроводжує складання цілої низки додаткових документів. Наприклад, наказ про передачу справ, перелік необхідних документів тощо. Проте законодавчо не затверджено типову форму його складання. Тому найчастіше акт передачі справ складається у вигляді бухгалтерського опису, який фіксує правильно ведення документації, а саме:
Документально оформлена система бухобліку підприємства.
Правильно оформлений облік руху потоку фінансів для підприємства.
Документи, що підтверджують фінансові операції.
Правильні умови прийому, реєстрації та зберігання грошей.
Правильно оформлені договори та інші фінансові документи.
Класифікація та стан майна, що амортизується.
Облік та інвентаризація матеріальних цінностей.
Правильне проведення розрахунків із працівниками.
Своєчасне подання звітів до податкових органів.
Правильне зберігання та ведення іншої бухгалтерської документації.
Процес передачі справ
Як уже зазначалося раніше, для процесу передачі справ необхідно спочатку зібрати комісію, яка складає та оцінює акт та його супровідні документи. Після цього складений документ повинен бути завізований усіма її членами, співробітника, що звільняється, і того, кому передаються справи. Якщо вони передаються не керівнику, він окремо повинен ознайомитися з документами і теж підписати. Він також зобов'язаний заздалегідь забезпечити всі умови, щоб забезпечити максимально ефективне проведення цього процесу.
Наказ про передачу справ під час звільнення
Документальною підставою для формування такого акту та власне проведення процесу передачі є відповідний наказ. Він може бути як загальним по підприємству, і локальним – в окремому філії чи структурному підрозділі.
Він має відобразити причину, чому необхідно провести процес приймання-передачі справ, а також його строки, дату, закріпити відповідальну особу, склад комісії та її голову. Проходити цей процес має не пізніше за ту дату, з якої співробітник звільняється. Як правило, під час догляду за власним бажанням, співробітник відпрацьовує на підприємстві ще чотирнадцять днів. У цей термін має відбутися описаний вище процес і бути оформлений у порядку акт передачі при звільненні.
Зміна працівника, відповідального за кадрове діловодство в установі, практично завжди супроводжується передачею трудових книжокта інших документів з особового складу — наказів, особових справ тощо. Зазначимо, що обов'язок проводити таку процедуру законодавчо не встановлено. Більше того, деякі кадровики під час звільнення просто відмовляються підписувати акт приймання-передачі документів. Тим часом оформлення передачі кадрових документівнеобхідно насамперед для того, щоб нічого не пропало, ну а по-друге — щоб своєчасно виявити, усунути або виправити помилки, неточності в документах. Про те, як провести таку процедуру, коли, чи потрібно створювати комісію та як оформити передачу кадрових документів, розповімо у статті.
Перед роботодавцем часто постає проблема організації передачі справ, що зберігаються в кадровій службі, і документів, що знаходяться в роботі, новому працівникові, який буде прийнятий у відділ кадрів і надалі відповідати за кадрову документацію. Звичайно, ідеальним варіантом був прийом нового співробітника до звільнення колишнього кадровика. Але на практиці таке навряд чи можливо — новачок може розпочати роботу лише після звільнення колишнього працівника, інакше може бути порушено штатно-фінансову дисципліну.
Отже, процедуру передачі кадрових документів при зміні особи, відповідальної за ведення кадрового діловодства, не регламентовано нормативно-правовими актами. Проте практично склалися певні правила її проведення. Зокрема, у цій процедурі можна виділити кілька етапів:
- Створення комісії;
- Перевірка наявності, змісту, оформлення, реєстрації та зберігання документів;
- Складання актів прийому-передачі справ.
Створюємо комісію
Відразу скажемо, що така комісія не є обов'язковою, але бажаною. На її створення видається наказ, яким у тому числі затверджується склад комісії з проведення процедури прийому-передачі кадрової документації через звільнення працівника відділу кадрів (або переведення його на іншу роботу). Склад комісії формується з керівника установи або його заступника, головного бухгалтера або бухгалтера заробітної плати, інженера з охорони праці, спеціаліста служби документаційного забезпечення, юриста та ін. Головне, щоб передача справ здійснювалася за участю колишнього та нового працівників, відповідальних за кадровий документообіг.
У цьому наказі треба визначити повноваження комісії.
Перевірка документації
Цілі перевірки документації при передачі справ - це виявлення існуючих проблемних зон у системі кадрового документообігу та пошук можливостей для її оптимізації шляхом аналізу роботи основних підсистем управління документами (створення, передачі, оперативного зберігання, знищення та ін.). Тобто на цьому етапі проводиться комплексна оцінкасистеми кадрового документообігу, існуючих у ній процедур, стандартів та технологій створення кадрової документації. Крім цього, здійснюється перевірка щодо повноти складу, правильності оформлення та відповідності чинному законодавству.
Зверніть увагу!Перевірці повинна бути піддана не тільки «паперова» частина кадрового діловодства, а й програмне забезпечення, що застосовується для створення кадрової документації.
Дуже добре, якщо в установі є інструкція або інший локальний нормативний акт, що регламентує ведення кадрового діловодства: тоді стане зрозумілим, як організовано діловодство в організації та де можливі проблеми. Якщо його немає — нічого страшного, просто буде складніше визначити склад документації. У будь-якому випадку для перевірки складу кадрової документації, її змісту та правильності оформлення необхідно скласти перелік документів.
1. Складаємо список документів кадрової служби. Єдиного переліку не існує, у кожному конкретному закладі він буде своїм. Проте деякі документи мають бути у кожного роботодавця:
- штатний розклад (ст. 15, 57 ТК РФ);
- Правила внутрішнього трудового розпорядку (ст. 189, 190 ТК РФ);
- Положення про оплату праці та преміювання працівників - документ, що встановлює систему оплати праці, якщо відповідного розділу немає в правилах внутрішнього трудового розпорядку (ст. 135 ТК РФ);
- Графік відпусток (ст. 123 ТК РФ);
- Положення про захист персональних даних працівників - документ, що встановлює порядок обробки персональних даних (ст. 86 ТК РФ);
- Документація з охорони праці (ст. 212 ТК РФ);
- індивідуальні картки за формами Т-2, Т-2ГС (МС) (п. 12 Правил ведення та зберігання трудових книжок, затверджених Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225 «Про трудові книжки»);
- Табелі обліку робочого часу (ст. 91, 99 ТК РФ встановлюють обов'язок роботодавця вести облік часу, фактично відпрацьованого працівниками);
- Трудові договори (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);
- Трудові книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Правила ведення та зберігання трудових книжок);
- Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (Правила ведення та зберігання трудових книжок, Постанова Мінпраці РФ від 10.10.2003 N 69 «Про затвердження Інструкції із заповнення трудових книжок»);
- журнал обліку заходів щодо контролю (п. 8 ст. 16 Федерального закону від 26.12.2008 N 294-ФЗ «Про захист прав юридичних осіб та індивідуальних підприємців під час здійснення державного контролю(нагляду) та муніципального контролю»);
— накази з особового складу — про прийом на роботу та звільнення, переведення на іншу роботу, надання відпустки, направлення у відрядження тощо;
- накази з основної діяльності - про затвердження або зміну штатного розкладу, про скорочення чисельності або штату працівників організації, про роботу у вихідні дні, про надання додаткових днів відпочинку працівникам та ін.
Крім даних документів, з урахуванням специфіки діяльності або умов праці обов'язковими можуть бути графіки змінності, перелік посад з ненормованим робочим днем, а також документи, що встановлюють норми праці, порядок та розміри відшкодування витрат, пов'язаних із службовими відрядженнями.
До відома.Також в установі можуть бути колективний договір, учнівські договори (ст. 198-208 ТК РФ), договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (ст. 244 ТК РФ), посадові інструкції(якщо посадові обов'язки не включені до трудових договорів), службові записки, протоколи, акти, документи, що пред'являються працівниками у процесі трудової діяльності (медичні висновки, рішення суду, довідки виклику на сесію та ін.), особисті справи та інші документи.
2. Перевіряємо оформлення документів. Нагадаємо, що найважливішими реквізитами будь-якого документа є дата його вчинення та реєстраційний індекс. Індекс наказу — це його порядковий номер, який присвоюється документам у межах діловодного року, що здебільшого збігається з календарним (з 1 січня до 31 грудня). Виняток становлять установи освіти, культури та деякі інші установи, в яких діловодний рік розпочинається 1 вересня. Зверніть увагу: якщо в організації прийнята загальна наскрізна цифрова нумерація наказів, наявність наказу N 18 між наказами N 18 і N 19 може навести перевіряючі органи на думку про те, що документ випущений заднім числом. Під час встановлення цього факту документ буде визнано нікчемним. Усі документи слід перевірити на наявність підписів уповноваженої особи, віз погодження, відміток працівника про ознайомлення, відміток про виконання.
Основними нормативними актами, що регламентують порядок оформлення кадрових документів, є:
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»;
- Постанова Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати";
- Трудовий кодекс.
Примітка.Для перевірки реального відображення наявності документів можна порівняти кілька випадково вибраних документів з відповідними записами журналу реєстрації.
Зверніть увагу!Перевірці трудових книжок слід приділити особливу увагу, оскільки вони є основними документами про трудовому стажіта діяльності працівників. Приймаючи трудові книжки, співробітник, відповідальний їх ведення, повинен переконатися у наявності у створенні запасних бланків трудових книжок і вкладишів у них. Про обов'язковість такого запасу бланків йдеться у п. 44 Правил ведення та зберігання трудових книжок.
3. Перевіряємо систему реєстрації. Практично завжди кадровики використовують журнали для реєстрації документів — журнал обліку наказів з особового складу, журнал ознайомлення з локальними нормативними актами та ін. документ не складено заднім числом (адже журнали обліку прошиваються, сторінки в них нумеруються).
Важливим елементом перевірки є встановлення наявності документів-підстав, наприклад заяви до наказів: іноді посилання на них є, а самих документів немає.
4. Перевірка системи зберігання документів. Тут комісії потрібно перевірити наявність номенклатури справ — її відсутність означає, що система не продумана та й, швидше за все, не організована. У ході перевірки слід визначити, чи всі справи, що містять кадрові документи, включені в номенклатуру справ, чи дотримані вимоги до заголовків справ, чи проставлено термін зберігання та чи відповідають вони Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 N 558.
5. Перевірка програмного забезпечення. Не секрет, що багато установ вже перейшли на ведення кадрового діловодства за допомогою програмних продуктів. Тому при прийомі-передачі справ необхідно перевірити:
- Відповідність електронних форм документів вимогам чинного законодавства;
- Системи електронного зберігання та захисту персональних даних працівників.
Отже, після перевірки комісія складає перелік документів із замітками про їхню наявність та оформлення, за яким видно, які документи необхідно виправити чи доповнити, а які знову розробити.
Оформляємо акт приймання-передачі документів
Після перевірки документів складається акт прийому-передачі кадрової документації. Такий акт оформляється довільно.
У ньому бажано відобразити найменування документів та справ, період часу, який вони охоплюють, їх кількість, а також відомості про відсутність (ушкодження або неточність) документів, зауваження щодо їх змісту та оформлення.
Примітка.Усі виявлені недоліки кадрового документообігу мають бути відображені в акті приймання-передачі.
Якщо новий кадровик ще не підібраний, рекомендуємо оформити акт прийому-передачі, за яким колишній кадровий працівник здасть документи відділу кадрів без перевірки їх якості та повноти, наприклад, головному бухгалтеру або іншій уповноваженій керівником особі, за кількістю. Згодом, коли прийде новий працівник відділу кадрів, він прийме за актом усі здані документи та розпочне аудит документації. За результатами кадрового аудиту новий співробітник може скласти на ім'я керівника службову або доповідну записку про виявлені помилки в оформленні та зберіганні документації та попросити створити комісію з перевірки стану роботи з кадровою документацією.
Окремим актом рекомендуємо оформляти приймання-передачу трудових книжок. Такий акт повинен містити перелік усіх трудових книжок із зазначенням наступних відомостей: прізвище, ім'я та по батькові власника, серія та номер трудової книжки (вкладиша), загальна кількість трудових книжок та вкладишів, включаючи незатребувані раніше звільненими працівниками. У цьому акті слід зафіксувати передачу нових бланків трудових книжок і вкладишів у них.
Чому ми це радимо? Тому що відповідальність за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок несе спеціально уповноважена особа, яка призначається наказом (розпорядженням) роботодавця (п. 45 Правил ведення та зберігання трудових книжок). Отже, доведеться видавати наказ, а без передачі поіменного списку трудових книжок, як покласти відповідальність? Ніяк. Таким чином, процедура приймання-передачі справ дозволяє новому співробітнику оцінити стан кадрових документів та зняти з себе відповідальність за помилки, допущені у попередній період.
На закінчення
Не варто боятись документувати прийом-передачу кадрових документів. Ця процедура дозволить новому співробітнику відділу кадрів оцінити стан кадрових документів та зняти з себе відповідальність за помилки, допущені у попередній період. Зазначимо, що новачок відмовляється підписувати акт прийому-передачі (наприклад, бачачи, що кадрове діловодство у занедбаному стані), необхідно йому пояснити, що це його інтересах. Адже у разі претензій контролюючих органів вся відповідальність буде саме на працівника, який виконує обов'язки з кадрів у цей момент. Метою кадровика, що приступає до своїх обов'язків, має бути покращення діяльності кадрової служби та, крім пошуку помилок у вже створених документах, вжиття всіх необхідних заходів для їх запобігання надалі.
Прийом-передача кадрової документації – це процедура, з якої має починатися та закінчуватися робота кадровика в організації. Якщо ви вступаєте на посаду, правильно прийнявши справи у попередника, ви маєте можливість показати себе як професіонала з першого дня роботи, скласти уявлення про стан кадрової документації у довіреній кадровій службі, намітити план подальшої роботи. Якщо ви залишаєте компанію, можете гідно розлучитися з роботодавцем, показавши результати своєї роботи та отримавши позитивні рекомендації.
Процедура передачі кадрової документації не знайшла свого відображення у нормативно-правових актах. Проте практично склалися певні правила її проведення. Вони зумовлені досягненням певних цілей, які переслідують зацікавлені сторони. Прийом-передача кадрових документів складається з кількох етапів: - створення комісії; перевірка складу, змісту, оформлення документів; складання акта про прийом-передачу справ.
Створюємо комісію
Насамперед, наказом керівника організації затверджуємо склад комісії з проведення процедури та позначаємо мету її створення проведення прийому-передачі кадрової документації через звільнення працівника відділу кадрів (або переведення його на іншу роботу). Склад комісії формують по-різному залежно від розміру та профілю компанії. У комісію, зазвичай, входять: керівник організації чи його заступник, головний бухгалтер чи бухгалтер із зарплати, інженер з охорони праці, співробітники відділу кадрів. Головне у роботі комісії забезпечити правомірність та об'єктивність проведеної процедури.
Перевіряємо документи
Далі складаємо список наявних документів. Важливо звернути увагу на правильність складання документів з погляду діловодства, відповідність чинному законодавству з урахуванням останніх змін. Також необхідно перевірити правильність формування документів у справи відповідно до визначеного терміну зберігання.
Наступним кроком перевірки кадрової документації є виявлення відсутніх документів. Для цього складаємо список обов'язкових кадрових документів, що відображає особливості організаційної структурита умови праці працівників компанії. Існує перелік документів, обов'язковість яких для кожної організації прямо передбачена Трудовим кодексомРФ та іншими нормативно-правовими актами (таблиця на стор 40) *.
Обов'язкові документи кадрової служби
Термін зберігання |
||
| Правила внутрішнього трудового розпорядку | Ст. 189, 190 ТК РФ | 1 рік (після заміни новими) (ст. 407 Переліку) |
| Положення про захист персональних даних працівників | Ст. 86 ТК РФ | Не вказано. Можна встановити 5 років ЕПК (за аналогією до ст. 154 Переліку) |
| Положення про оплату праці | Ст. 135 ТК РФ | |
| Трудовий договір | Ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ | 75 років ЕПК (ст. 338 Переліку) |
| Накази з особового складу (про прийом, переведення, надання відпустки, направлення у відрядження, звільнення) | Ст. 68, 62 ТК РФ; постанова Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. №1 | 75 років ЕПК (ст. 6б Переліку); про надання чергових та навчальних відпусток, короткострокових внутрішньоросійських відрядженнях 5 років |
| Штатний розклад | Ст. 15, 57 ТК РФ; постанова Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. №1 | Постійно (ст. 32 Переліку) |
| Графік відпусток | Ст. 123 ТК РФ; постанова Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. №1 | 1 рік (ст. 356 Переліку) |
| Особиста картка працівника | Постанова Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. №225 «Про трудові книжки» (п. 12); ухвала Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. №1 | 75 років ЕПК (ст. 339 Переліку) |
| Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці | Ст. 91, 99 ТК РФ; постанова Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. №1 | 1 рік (ст. 281 Переліку) |
| Трудова книжка | Ст. 65, 66 ТК РФ; постанова Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225 «Про трудові книжки»; постанову Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69 «Про затвердження інструкції щодо заповнення трудових книжок» | До звільнення працівника, незатребувані не менше 50 років (ст. 342 Переліку) |
| Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них | Постанова Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225 (п. 40-41); постанови Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69 (п. 5 ст. 9) | 50 років (ст. 358 Переліку) |
| Журнал обліку заходів з контролю | Федеральний законвід 8 серпня 2001 р. №134-ФЗ «Про захист прав юридичних осіб та індивідуальних підприємців під час проведення державного контролю (нагляду)» | 5 років ЕПК (ст. 52 Переліку) |
| Заяви працівників про звільнення за власною ініціативою, відпусткою | Ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ | 75 років ЕПК (ст. 337б Переліку) |
Цей перелік не слід вважати вичерпним. Документи, що входять до нього, є обов'язковим мінімумом, необхідним для будь-якої організації. При вивченні умов праці працівників та організаційних особливостей компанії додають ще цілу низку обов'язкових документів. Так, якщо посадові обов'язки не включені до змісту трудового договору, необхідно складати посадові інструкції. Якщо організації введена змінна робота графік змінності; у разі роботи в організації співробітників матеріально відповідальних осіб, договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність тощо.
Після того як ми склали список документів, обов'язкових для відділу кадрів нашої організації, проводимо їх звірку. Виявляємо, які з обов'язкових документів ми маємо, а яких немає. Тепер маємо чітке уявлення про те, які папери у нас у повному порядку, які потрібно доопрацювати, а які оформити з нуля.
А як у вас?
Ми звернулися із запитанням до роботодавців:
З якою проблемою ви зіткнулися за необхідності провести прийом-передачу справ у кадровій службі?
Олена ПОПОВА,
інспектор відділу кадрів (м. Челябінськ):
– Коли звільнявся попередній начальник відділу кадрів, нікому не передав справи. Прийшов новий керівник, поставив питання щодо процедури прийому-передачі. Організація працює давно, документації багато. Спершу не знали, з чого почати.
Ірина БІЛОВА,
секретар-кадровик (м. Казань):
- Не могли знайти зразок акта приймання-передачі. Затвердженої форми немає, процедура в жодному законі не прописана. Вперше було непросто.
Ольга ДЕРЖАВІНА,
інспектор відділу кадрів (м. Артем, Приморський край):
– Найважче скласти акт прийому-передачі. Він забирає багато часу, тому що потрібно врахувати все. А без нього не можна обійтись!
Складаємо акт
Після звіряння документів можна приступати до складання акта про прийом-передачу кадрової документації. У тексті акта описуємо виконану роботу та її результати. Акт повинен містити найменування документів та справ, період часу, який вони охоплюють, їх кількість, а також відомості про відсутність (пошкодження) документів та зауваження щодо їх змісту та оформлення.
Перелік окремих видів документів доцільно оформити як додатків до акту. Акт скріплюють підписами приймаючої та здає сторін, голови комісії, її членів. Його передають затвердження керівнику організації (зразок на стор 42).
Увага: трудові книжки!
Прийом-передачу трудових книжок, мабуть, вважатимуться найвідповідальнішим етапом у аналізованої нами процедурі. Трудова книжка послідовно відображає факти трудової біографії людини, її кваліфікаційне та службове зростання, ставлення до праці, причини звільнення. Крім того, це основний документ для розрахунку трудового та страхового стажу. У яких умовах не проходила процедура прийому-передачі кадрової документації, відмовитися від документованого оформлення передачі трудових книжок не можна.
Цей документ кадрового діловодства оформляється прийому співробітника працювати, записи повинні бути внесені своєчасно. Створення його заднім числом неможливе, а відновлення вимагає значної роботи. У процесі приймання-передачі справ також необхідно звернути увагу на наявність або відсутність наказу про призначення відповідального за ведення, зберігання трудових книжок та вкладишів до них (п. 45 постанови Уряду РФ від 16 квітня 2003 №225 «Про трудові книжки»).
Такої ж пильної уваги вимагає і Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них. Книга обліку ведеться у рукописному вигляді і, звісно, може бути відновлено, оскільки містить підписи працівників, зокрема звільнених. Важливо перевірити відповідність записів у трудових книжках записів у Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них. Приймаючи трудові книжки, працівник, відповідальний їх ведення, повинен подбати про наявність у створенні запасних бланків трудових книжок і вкладишів у них. Про обов'язковість такого запасу бланків йдеться у пункті 44 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців (затверджено постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. №225).
Як пропонувалося вище, передачу трудових книжок можна зафіксувати у вигляді додатка до акта приймання-передачі кадрової документації, вказавши загальну кількість, список власників, серії та номери трудових книжок, а також зробивши відмітки про незатребувані документи. Насправді, коли з якихось причин повна передача документації неможлива, складання акта передачі трудових книжок має бути необхідним мінімумом, що дозволяє зняти із себе відповідальність за втрату чи псування трудових книжок (якщо такий факт виявиться). І тут складається акт про приеме-передаче трудових книжок. Він повинен містити такі відомості: прізвище, ім'я та по батькові власника; серію та номер трудової книжки (вкладиша), загальна кількість трудових книжок та вкладишів, включаючи незатребувані раніше звільненими співробітниками (зразок на стор. 44).
Таким чином, процедура приймання-передачі справ дозволяє новому співробітнику відділу кадрів оцінити стан кадрових документів та зняти із себе відповідальність за помилки, допущені у попередній період. Співробітнику, який звільняється з посади кадровика, підбити підсумки своєї роботи та передати результати своєї праці. Керівнику організації гарантує найменші незручності при зміні кадровика в організації та безпеку кадрової документації.
* Відмітка ЕПК (експертно-перевірочна комісія) поруч із терміном зберігання документів, зазначених у таблиці, означає, що частина таких документів може мати науково-історичне значення і в установленому порядку має передаватися до державних або муніципальних архівів або зберігатися в організації.
